Truck operators die containers willen laden of lossen bij de inland terminals ITG Rotterdam, CTVrede Amsterdam en CTVrede Hoogtij kunnen sinds vorig jaar de vooraanmelding via MCA Road van Portbase sturen. De terminals kunnen daarmee het bezoekend truckverkeer beter stroomlijnen, maar ook voor de vervoerder zelf brengt het voormelden via MCA Road voordelen met zich mee. In dit artikel zetten we de voordelen voor beide partijen voor u op een rij.

Voordelen gebruik MCA Road voor inland terminals
Tot voor kort was het alleen voor zeehaventerminals mogelijk om vooraanmeldingen via MCA Road te ontvangen. Bij inland terminals ITG Rotterdam en CTVrede, die veel ‘vreemde’ chauffeurs over de vloer krijgen, ontstond de behoefte om meer inzicht te verkrijgen in de bezoeken van wegvervoerders. Als de terminal op voorhand weet welke vervoerders ze wanneer kan verwachten, kunnen de juiste containers worden klaargezet en het aantal handlings worden verminderd. Ook kan onnodig oponthoud bij de poort, doordat bijvoorbeeld referentienummers niet kloppen of een container nog niet vrijgegeven is, worden voorkomen. Omdat vervoerders bij hun aanmelding een tijdvak of window doorgeven, kan bovendien beter worden ingespeeld op pieken in het bezoekend verkeer.

Voordelen gebruik MCA Road voor truck operators
Veel wegvervoerders zijn al bekend met het versturen van een voormelding via MCA Road voor het afhalen en inleveren van containers bij zeehaventerminals. Wanneer de vervoerder een ‘handling-request’ instuurt, worden erna automatisch updates verzonden wanneer er een wijziging in de status van de voorgemelde container is. Een wegvervoerder kan er zo zeker van zijn dat een container daadwerkelijk vrijgesteld is, wanneer hij of zij deze komt halen. Bij het sturen van de definitieve voormelding geeft de truck operator een tijdsindicatie voor het bezoek aan en ontvangt dan het TAR-nummer (Truck Appointment Registration). Het TAR-nummer vormt de afspraakbevestiging en is geldig voor de gehele dag. CTVrede stelt het gebruik van de TAR-code verplicht. Ook werkt CTVrede met EAN-validatie aan de gate. Het EAN-nummer is een uniek nummer dat gekoppeld is aan de vervoerder. Dit betekent dat wanneer het transport wordt uitbesteed aan een andere vervoerder, in de vooraanmelding de uiteindelijke vervoerder met het juiste bijbehorende EAN-nummer doorgegeven moet worden. Deze controlemethode wordt ook bij ECT al toegepast.

ITG Rotterdam stelt het gebruik van de TAR-code overigens nog niet verplicht. Bij CTVrede is een TAR-nummer vanaf begin dit jaar wel verplicht voor alle terminalbezoeken.

Bij CTVrede is een TAR-nummer vanaf begin dit jaar wel verplicht voor alle terminalbezoeken.

Intensief testproces met Portbase en terminal
Het gebruik van MCA Road voor het ontvangen van vooraanmeldingen biedt inland terminals die weinig inzicht hebben in bezoekend truckverkeer dus de nodige voordelen. Voordat hier gebruik van gemaakt kan worden, moeten zowel de terminal als de softwareleverancier door Portbase gecertificeerd worden. Het gaat hier om de combinatie van de terminal en de softwareleverancier. Bij iedere nieuwe terminal die gebruik wil maken van MCA Road moet het testproces met Portbase opnieuw worden afgerond, verschillende testscenario’s worden doorlopen. Dit is een langdurig traject, maar zorgt na livegang voor een veel efficiënter aanmeld- en afhandelingsproces van het truckverkeer, omdat alle mogelijke situaties vooraf goed zijn getest.

Wilt u meer weten over het versturen van voormeldingen via MCA Road? Wij vertellen u graag de details en kunnen u begeleiden in het proces!

Het bericht Inland terminals ontvangen truck voormeldingen via MCA Road verscheen eerst op Modality.

Snel en in een vroeg stadium statusinformatie verkrijgen
Om de overgang naar MCA Road zo soepel mogelijk te laten verlopen heeft Portbase een tijd lang gebruik gemaakt van een converter die de COPINO EDI-berichten omzet naar de MCA Road API-berichten. Per 31 december stopt de ondersteuning voor de EDI-converter. Truck Operators die MCA Road willen blijven gebruiken binnen hun Modality-systeem moeten voor het einde van het jaar, indien gewenst, de MCA Road API-interface laten integreren. UCT maakt sinds enkele weken gebruik van de API-koppeling en merkt nu al de positieve effecten hiervan. Een team van drie planners verzorgt dagelijks de aansturing van zo’n 40 tot 50 trucks. Voorheen werd een groot deel van de tijd besteed aan het verrichten van administratieve handelingen, waardoor de planners soms nauwelijks toekwamen aan het plannen zelf. Omdat je pas bij het verrichten van de definitieve vooraanmelding kon zien of een container vrijgesteld was of niet, moesten planningen continu last-minute aangepast worden en was het lastig om tijdig klanten te informeren.

Laura: “Met de statusinformatie die we terugkrijgen via de API-koppeling, zien we gelijk of een container gepland kan worden of dat er zaken nog niet in orde zijn. We zetten een opdracht met referentie- en containernummers in het systeem en krijgen binnen vijftien seconden reactie terug. Voorheen hadden we met tabbladen de websites van tien verschillende terminals open staan. Die informatie krijgen we nu vanuit het Modality-systeem. We hebben daardoor veel meer overzicht en kunnen al in een vroeg stadium contact opnemen met de klant wanneer er iets mis is. ”

Regeren is vooruitzien; beter kunnen plannen dankzij automatisering statusaanvraag
Het opvragen van statusinformatie gebeurt nu via de knop ‘Status Request’ in het Modality-systeem.  In het oude EDI-scenario was het niet mogelijk deze informatie op te vragen. De MCA Road API-koppeling zorgt ervoor dat bij het invoeren van een dossier automatisch een verzoek tot ‘Status Request’ wordt verzonden, nog voordat de rit(ten) op een truck gepland zijn. De reactiesnelheid is bovendien vele malen hoger dan bij het voormalige EDI-scenario; enkele seconden in tegenstelling tot enkele minuten. De daadwerkelijke voormelding hoeft nu pas verricht te worden wanneer een rit ook echt ingepland staat. Dit kan ook op een eenvoudige manier direct vanuit het systeem.

Gebruik MCA-Road binnen Modality-systeem UCT

Laura: “Voor onze planners is het echt een aanvulling dat je vanuit het Modality-systeem duidelijk kunt zien of er iets mis is met een boeking. In dat geval maken we een screenshot vanuit het systeem en kunnen we deze direct doorsturen naar de klant. Onze planners kunnen daardoor weer vooruit gaan werken en zijn veel minder tijd kwijt met het verrichten van administratieve handelingen.”

Aankomsttijden zelfstandig aanpassen met behulp van Truck-APP
UCT wil in de nabije toekomst beter gebruik gaan maken van de Truck-APP. De chauffeur kan in de Truck-APP niet alleen alle laad- en losinstructies terugvinden, ook kan hij via de APP (buiten kantooruren) zelfstandig zijn aankomsttijd wijzigen wanneer het oorspronkelijke tijdslot niet gehaald wordt.  De Truck-APP biedt de chauffeur meer inzicht en zelfstandigheid, waardoor in de weekenden en avonduren geen kantoorpersoneel ingeschakeld hoeft te worden om aankomsttijden te wijzigen.

Maakt u nog gebruik van de oude EDI-koppeling? En heeft u nog geen offerte ontvangen voor omzetting naar de nieuwe MCA-Road API-interface? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via +31 (0) 180 531 035 of sales@modality.nl!

Het bericht API-koppeling MCA Road zorgt voor effectievere planning UCT verscheen eerst op Modality.