Automatisierung der Auftragserfassung

Die Automatisierung der Auftragseingabe oder -verarbeitung bringt eine Reihe von wichtigen Vorteilen mit sich. Vor allem, wenn die Eingabe der Auftragsdaten noch von Hand passiert, bringt die Automatisierung eine beträchtliche Zeitersparnis, verringert Kosten und senkt die Arbeitsbelastung bei operativen Teams. Außerdem werden Fehlermöglichkeiten minimiert. Die Automatisierung der Auftragsverarbeitung kann eine ziemliche Herausforderung darstellen, da verschiedene Kunden auf eine für sie günstige Art und Weise Aufträge erteilen und ihre Vorgehensweise nicht ändern werden wollen. In der intermodalen Containerlogistik wenden wir vier verschiedene Arten der automatisierten Auftragsverarbeitung an. In der Praxis nutzen unsere Kunden häufig eine Kombination aus mehreren Arten, sodass für jedes Format, in dem Aufträge eingehen, eine passende Lösung gefunden werden kann. In diesem Artikel erklären wir, welche vier Methoden wir einsetzen, um den Auftragseingang zu automatisieren und welche Vor- und Nachteile die einzelnen Lösungen haben.

Die Automatisierung der Auftragseingabe mittels herkömmlicher EDI-Verbindungen 
Parteien wie Maersk, MSC, DHL und Kuehne Nagel arbeiten häufig mit eigenen EDI-Szenarien für den Datenaustausch. Dies können z.B. EDI-Szenarien sein, die auf Edifact, XML oder JSON-Dateien beruhen. Unsere Kunden, in der Rolle als Inlandtransporteure, müssen sich an die Weise anpassen, wie die Daten von diesen Parteien angeliefert werden. Mittels EDI-Verbindungen mit Modality-Systemen können wir dafür sorgen, dass diese Daten automatisch verarbeitet werden. Der Nachteil dieser Methode ist, dass man abhängig von den Möglichkeiten innerhalb jedes Szenarios ist und deshalb für jeden Kunden eine individuelle Verbindung einrichten muss. Bei dieser Art von bilateralen EDI-Verbindungen ist es oft nötig, die Auftragsdaten von Hand zu ergänzen, beispielsweise um Informationen, die in späteren E-Mails von dem Kunden nachgereicht werden.

Auftragseingabe über Modality Client Portal 
Für Parteien, die selbst kein EDI versenden können, bietet Modality die Möglichkeit, Buchungen über ein Internetportal durchzuführen. Dieses Internetportal, unser Modality Client Portal, ist direkt an die Datenbank des Modality-Systems angeschlossen. Daten, die über das Client Portal eingegeben werden, werden direkt in der Datenbank verarbeitet. Das Client Portal bietet auch die Möglichkeit, den weiteren Verlauf der eingegebenen Aufträge zu verfolgen (Track & Trace). Diese Methode eignet sich vor allem für Kunden, die weniger große Volumen buchen.

Automatisierte Auftragsverarbeitung durch Modality-API
Die Entwicklung einer Schnittstelle zwischen dem Kundensystem und dem Modality-API ist die ideale Lösung für beide Parteien. Der Kunde kann über das API direkt von seinem System aus Daten mit dem Modality-System austauschen. Die Daten werden gemäß einer Reihe von festen Spezifikationen angeliefert und nahezu unmittelbar verarbeitet. Die Schnittstelle wird einmalig entwickelt, und anschließend kann jedes geeignete Kundensystem daran angeschlossen werden. Der Nachteil dieser Methode ist, dass nicht jede Partei bereit für die Investition ist, das eigene System mit dem Modality-API verbinden zu lassen.

Automatisches Einlesen von PDF-Dateien über den Customer Service Optimizer
Wenn Kunden Aufträge im XLS-, PDF-, TXT- oder CSV-Format anliefern und nicht bereit sind, in eine API-Verbindung mit dem Modality-System zu investieren, kann eine Verbindung mit dem Customer Service Optimizer von NexusZ die Lösung sein. Modality ist der exklusive Anbieter des CS-Optimizers, der dafür sorgt, dass z.B. PDF-Aufträge automatisch zu operationellen Modality-Aufträgen verarbeitet werden. Für jeden Auftragstyp (und somit für jeden Kunden) wird ein Template entwickelt, das Daten aus einer XLS-, PDF-, TXT- oder CSV-Datei in ein JSON-Format umwandelt und über das Modality-API im System verarbeitet. Dies kann vollautomatisch passieren oder mit einer Zwischenkontrolle durch einen Kundendienstmitarbeiter. Der Vorteil dieser Methode ist, dass die Auftragsverarbeitung automatisiert werden kann, ohne dass Änderungen (oder nur minimale Änderungen) auf der Kundenseite nötig sind. Der Nachteil dieser Methode ist, dass sie fehleranfälliger und instabiler ist als ein direktes API. So können gescannte Dokumente nicht immer gut eingelesen werden und es besteht die Gefahr, dass ein Dokument seine Struktur ändert und ein Template neu definiert werden muss. Jedoch liefert die Automatisierung der Auftragsverarbeitung gegenüber der Eingabe von Hand eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis. In unserer Fallstudie mit Optimodal können Sie lesen, wie die Integration mit dem Customer Service Optimizer dafür gesorgt hat, dass ein Wachstum von 8% mit der gleichen (Mitarbeiter-)Kapazität bewältigt werden konnte.

Kombination von Methoden führt zum besten Ergebnis
Die Automatisierung der Auftragsverarbeitung bietet, wie gesagt, eine Reihe von Vorteilen. In einem idealen Szenario müsste die Auftragsverarbeitung mittels einer Verbindung zwischen dem Kundensystem und dem Modality-API vollständig automatisiert werden. Die Praxis ist häufig komplizierter, da man es mit verschiedenen Kundenwünschen, -forderungen und -möglichkeiten zu tun hat. Wir wenden für unsere Kunden deshalb häufig eine Kombination der verschiedenen Methoden an. Wir schauen uns den Top-50-Bestand unserer Kunden an und entscheiden bei jedem Kunden anhand dieser Top 50 welche die effizienteste und machbarste Interface-Methode ist.

Möchten Sie mehr über Automatisierung Ihrer Auftragsverarbeitung erfahren? Dann nehmen Sie schnell Kontakt zu uns auf!

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