Größere Volumina bewältigen, ohne dass die Organisation im gleichen Tempo mitwachsen muss: Für viele unserer Kunden ist dies ein zunehmend wichtiges Thema. Der Betrieb wächst und wird komplexer, während nicht automatisch zusätzliches Personal zur Verfügung steht. Gleichzeitig muss dieses Wachstum jedoch beherrschbar und rentabel bleiben.
Um mit derselben Personalkapazität mehr Arbeit bewältigen zu können, muss der manuelle Aufwand bei jeder Buchung, jedem Umschlagvorgang und jedem Transport reduziert werden. Dies lässt sich durch eine weitere Automatisierung der Datenverarbeitung erreichen, aber auch dadurch, dass wiederkehrende Geschäftsabläufe so weit wie möglich vom System ausgeführt werden.
Dadurch verlagert sich die Arbeit zunehmend von der Ausführung hin zur Kontrolle. Sich wiederholende Vorgänge werden vom System ausgeführt, während die Mitarbeitenden die Kontrolle über den Prozess behalten und bei Bedarf eingreifen. In diesem Artikel zeigen wir anhand verschiedener Beispiele, wo innerhalb des Logistikbetriebs manuelle Arbeit reduziert werden kann und wie diese Verlagerung in der Praxis aussieht.
Automatisierung der Datenverarbeitung
Eine erste Möglichkeit, mit derselben Personalstärke mehr Arbeit zu bewältigen, ist die weitere Automatisierung der Datenverarbeitung. Im täglichen Betrieb gehen viele verschiedene Daten ein. Dazu gehören Buchungen, Freistellungen und Annahmeaufträge, aber auch Informationen, die von einem Schiffsführer übermittelt werden.
Bevor diese Informationen tatsächlich im operativen Betrieb genutzt werden können, durchlaufen die Daten verschiedene Schritte. Die Daten müssen eingegeben, geprüft und validiert, akzeptiert und schließlich zu einer operativen Buchung verarbeitet werden. Nicht nur die Eingabe dieser Daten, sondern auch die nachfolgenden Schritte lassen sich automatisieren.
Eine EDI-Buchung kann beispielsweise auf der Grundlage vorab festgelegter Bedingungen automatisch geprüft, validiert und akzeptiert werden. Erfüllen die Daten die Bedingungen, kann auch die weitere Verarbeitung automatisch erfolgen – nur bei einer Abweichung ist dann noch eine manuelle Überprüfung erforderlich.
Auch Daten, die nicht über EDI eingehen, können Teil eines solchen automatisierten Datenflusses werden. So können Informationen aus einem PDF-Auftrag mittels KI-OCR erkannt und in eine JSON-Nachricht umgewandelt werden, woraufhin diese über die Booking API zu einer operativen Buchung weiterverarbeitet werden kann.
Durch die Festlegung von Bedingungen und logischen Prüfungen im System kann auch das Wissen, auf das Mitarbeitende bei der Datenverarbeitung zurückgreifen, gesichert werden. Das System prüft beispielsweise, ob die erforderlichen Daten vorliegen und die Bedingungen für die Annahme erfüllt sind. Nur bei fehlenden Informationen oder Abweichungen ist noch eine manuelle Überprüfung erforderlich.
Automatisierung von Geschäftsabläufen
Die Automatisierung beschränkt sich nicht auf die Datenverarbeitung. Auch die darauf folgenden Geschäftsabläufe lassen sich immer weiter automatisieren. Dazu zählen finanzielle und operative Prozesse, aber auch die Informationsbereitstellung für Kunden.
Finanzielle Prozesse
Auch der gesamte Rechnungsstellungsprozess lässt sich weitgehend automatisieren. In den Stammdaten können beispielsweise Verkaufspreise und Abrechnungsvereinbarungen festgehalten werden, wie etwa die Vereinbarung, einem Kunden wöchentlich oder monatlich eine Rechnung zu stellen. Auf dieser Grundlage kann das System automatisch die richtigen Verkaufspreise zuweisen, Verkaufsrechnungen erstellen und die verschiedenen Folgeschritte bis hin zum Versand der Rechnung ausführen.
Durch die Verknüpfung dieser einzelnen Funktionen entsteht ein einziger automatisierter Arbeitsablauf. Mitarbeitende müssen somit nicht mehr jeden Schritt einzeln ausführen, sondern überprüfen lediglich die vorbereiteten Rechnungen und greifen nur ein, wenn Daten oder Beträge abweichen.
Durch die intelligente Nutzung von Daten können operative Prozesse zunehmend automatisiert und optimiert werden.
Operative Prozesse
Im Rahmen operativer Prozesse geht die Automatisierung über die bloße Übernahme manueller Tätigkeiten hinaus. Durch die Kombination verfügbarer Daten und das Erkennen von Mustern lassen sich Informationen gewinnen, deren Ermittlung manuell schwierig oder sehr arbeitsintensiv wäre. Damit kann die Automatisierung nicht nur Arbeitsaufwand einsparen, sondern auch dabei helfen, vorausschauend zu handeln und Prozesse intelligenter zu steuern.
Ein Beispiel hierfür ist die Verfügbarkeit leerer Kühlcontainer. Anhand bevorstehender Exportbuchungen lässt sich erkennen, wie viele Kühlcontainer im kommenden Zeitraum benötigt werden. Durch die Kombination dieser erwarteten Nachfrage mit dem verfügbaren Bestand an leeren Kühlcontainern lässt sich frühzeitig erkennen, ob genügend Container zur Verfügung stehen. Mitarbeitende müssen dafür nicht ständig selbst Buchungen und Bestände miteinander vergleichen, sondern können auf der Grundlage dieser Informationen rechtzeitig Anpassungen vornehmen.
Auch bei der Optimierung der Planung sowie des Terminalbetriebs spielt der möglichst effiziente Einsatz der verfügbaren Kapazitäten eine wichtige Rolle. Dazu gehören beispielsweise die Reduzierung der Arbeitsschritte am Terminal selbst oder die Optimierung der Transportplanung. Gerade wenn die Volumina steigen, kommt es immer mehr darauf an, nicht nur mehr Arbeit bewältigen zu können, sondern auch zu verhindern, dass jeder zusätzliche Container oder Transportvorgang proportional mehr Arbeitsschritte erfordert.
Im Außenbetrieb können noch weitere Schritte automatisiert werden. Bei der Erfassung von Containerschäden können Mitarbeitende vor Ort, beispielsweise mit einer Checker-Applikation auf einem Smartphone oder Tablet, den Schaden direkt dokumentieren und einen Großteil der Daten für ein Estimate vorbereiten. Die Mitarbeitenden im Büro müssen diese Informationen nicht mehr vollständig übernehmen, sondern ergänzen lediglich die fehlenden Angaben und können das Estimate anschließend per EDI an die Reederei senden. Dadurch entfällt nicht nur ein Teil der manuellen Arbeit, sondern auch die doppelte Dateneingabe.
Ein weiteres Beispiel ist die Abfertigung von LKW am Terminal. Je mehr Informationen im Vorfeld verfügbar sind und je mehr Schritte vor oder bei der Ankunft automatisch abgewickelt werden können, desto weniger Vorgänge sind am Gate erforderlich. Indem man beispielsweise mit Timeslots arbeitet und die Fahrer an einem Selbstbedienungsschalter die Schritte selbstständig durchlaufen lässt, kann der Gate-Prozess weiter automatisiert und die Verweildauer der LKW am Terminal verkürzt werden.
Die operative Optimierung geht somit über die Automatisierung einzelner Vorgänge hinaus.
Daten können genutzt werden, um vorausschauend zu planen, während die Automatisierung gleichzeitig dazu beiträgt, die Anzahl manueller und doppelter Arbeitsschritte im täglichen Betrieb zu reduzieren.
Informationsbereitstellung für Kunden
Ein Teil der Belastung des Customer Service entsteht durch die Beantwortung von Fragen zum aktuellen Status von Buchungen, Transporten und Containern. Diese Informationen sind oft bereits im System verfügbar und können beispielsweise über ein Client Portal direkt mit den Kunden geteilt werden.
Damit wird auch die Informationsbereitstellung Teil des automatisierten Arbeitsablaufs. Sobald sich der Status im operativen Bereich ändert, stehen diese Informationen dem Kunden sofort zur Verfügung, ohne dass Mitarbeitende diese zunächst suchen und an den Kunden weiterleiten müssen.
Wissen sichern und Prozesse standardisieren
Je mehr Schritte in einem Prozess automatisiert werden, desto mehr verändert sich auch die Rolle von Mitarbeitenden. Das System übernimmt nicht nur Aufgaben, sondern kann den Mitarbeitenden auch dabei helfen, Prozesse korrekt auszuführen. Durch die Festlegung von Bedingungen und Kontrollen in der Software wird verhindert, dass wichtige Schritte übersprungen werden oder Daten fehlen.
Bei der Eingabe einer Buchung kann beispielsweise überprüft werden, ob die erforderlichen Daten vorliegen und ob Tarife oder ein genehmigtes Angebot verfügbar sind. Ist dies nicht der Fall, kann die Buchung nicht ohne Weiteres weiterbearbeitet werden. Booking Templates können zudem dazu beitragen, wiederkehrende Buchungen auf einheitliche und eindeutige Weise zu erfassen.
Dadurch wird praktisches Wissen, das zuvor vor allem bei den Mitarbeitenden lag, zunehmend im System verankert. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, da die Dateneingabe weniger von manuellen Vorgängen abhängt und Prüfungen automatisch Teil des Prozesses sind. Die Mitarbeitenden müssen daher weniger Zeit für die Ausführung und Korrektur einzelner Vorgänge aufwenden und können sich stärker auf die Überwachung des Prozesses und die Bearbeitung von Abweichungen konzentrieren.
Wachstum beherrschbar machen
Indem man an verschiedenen Stellen im Prozess manuelle Arbeitsschritte reduziert, Prozesse intelligenter gestaltet und einzelne Funktionen miteinander verknüpft, lässt sich mit derselben Personalkapazität mehr Arbeit bewältigen.
Dabei geht die Automatisierung über die reine Zeitersparnis hinaus. Daten können genutzt werden, um vorausschauend zu handeln und Prozesse besser zu steuern, während Prüfungen und festgelegte Bedingungen im System dazu beitragen, Wissen zu sichern und die Qualität der Ausführung zu gewährleisten. Die Rolle der Mitarbeitenden verlagert sich dadurch zunehmend weg von der Ausführung sich wiederholender Tätigkeiten hin zur Überwachung von Prozessen und der Bearbeitung von Abweichungen.
Auf diese Weise wird die vorhandene Kapazität besser genutzt, und ein Anstieg des Aufgabenvolumens kann aufgefangen werden, ohne dass dafür im gleichen Tempo zusätzliches Personal benötigt wird. Automatisierung und Optimierung tragen somit dazu bei, den täglichen Betrieb sowie weiteres Wachstum beherrschbar zu halten.
Möchten Sie erfahren, welchen nächsten Schritt Sie unternehmen können, um Ihre Prozesse weiter zu automatisieren und besser beherrschbar zu machen? Dann wenden Sie sich an Ihren festen Account Manager bei Modality.
