Meer volume verwerken zonder dat de organisatie in hetzelfde tempo hoeft mee te groeien. Voor veel van onze klanten is dat een steeds belangrijker vraagstuk. De operatie groeit en wordt complexer, terwijl extra mensen niet vanzelfsprekend beschikbaar zijn. Tegelijkertijd moet die groei wel beheersbaar én rendabel blijven.
Om met dezelfde personele capaciteit meer werk te kunnen verwerken, moet de hoeveelheid handmatig werk bij iedere boeking, handling of transport worden verlaagd. Dat kan door de verwerking van data verder te automatiseren, maar ook door terugkerende bedrijfsactiviteiten zoveel mogelijk door het systeem te laten uitvoeren.
Daarmee verschuift het werk steeds verder van uitvoeren naar controleren. Repeterende handelingen worden door het systeem uitgevoerd en medewerkers houden controle over het proces en grijpen in waar nodig. In dit artikel laten we aan de hand van verschillende voorbeelden zien waar binnen de logistieke operatie handmatig werk kan worden teruggedrongen en hoe die verschuiving er in de praktijk uitziet.
Automatisering van dataverwerking
Een eerste manier om met hetzelfde aantal mensen meer werk te kunnen verrichten, is het verder automatiseren van de dataverwerking. Binnen de dagelijkse operatie komt veel verschillende data binnen. Denk aan boekingen, vrijstellingen en acceptatieopdrachten, maar ook aan informatie die door een schipper wordt aangeleverd.
Voordat deze informatie daadwerkelijk in de operatie kan worden gebruikt, doorloopt de data verschillende stappen. Gegevens moeten worden ingevoerd, gecontroleerd en gevalideerd, geaccepteerd en uiteindelijk verwerkt tot een operationele boeking. Niet alleen de invoer van deze gegevens, maar ook de stappen daarna kunnen worden geautomatiseerd.
Een EDI-booking kan bijvoorbeeld op basis van vooraf ingestelde voorwaarden automatisch worden gecontroleerd, gevalideerd en geaccepteerd. Wanneer de gegevens aan de voorwaarden voldoen, kan ook de verdere verwerking automatisch plaatsvinden. Alleen bij een afwijking is dan nog een handmatige controle nodig.
Ook data die niet via EDI binnenkomt, kan onderdeel worden van zo’n geautomatiseerde datastroom. Zo kan informatie uit een PDF-opdracht met AI-OCR worden herkend en omgezet naar een JSON-bericht, waarna deze via de Booking API verder kan worden verwerkt tot een operationele boeking.
Door voorwaarden en logische controles in het systeem vast te leggen, kan ook kennis die medewerkers gebruiken bij het verwerken van gegevens worden geborgd. Het systeem controleert bijvoorbeeld of benodigde gegevens aanwezig zijn en aan de voorwaarden voor acceptatie wordt voldaan. Alleen bij ontbrekende informatie of afwijkingen is nog handmatige controle nodig.
Automatisering van bedrijfsactiviteiten
De automatisering stopt niet bij het verwerken van data. Ook de bedrijfsactiviteiten die daarop volgen, kunnen steeds verder worden geautomatiseerd. Denk daarbij aan financiële en operationele processen, maar ook aan de informatievoorziening richting klanten.
Financiële processen
Ook het volledige facturatieproces kan grotendeels worden geautomatiseerd. In de stamgegevens kunnen bijvoorbeeld verkooptarieven en facturatieafspraken worden vastgelegd, zoals de afspraak om een klant wekelijks of maandelijks te factureren. Op basis daarvan kan het systeem automatisch de juiste verkooptarieven toekennen, verkoopfacturen klaarzetten en de verschillende vervolgstappen uitvoeren tot en met het verzenden van de factuur.
Door deze afzonderlijke functies aan elkaar te koppelen, ontstaat één geautomatiseerde workflow. Een medewerker hoeft daarmee niet langer elke stap afzonderlijk uit te voeren, maar controleert de klaargezette facturen en grijpt alleen in als gegevens of bedragen afwijken.
Door data slim te benutten, kunnen operationele processen steeds verder worden geautomatiseerd en geoptimaliseerd.
Operationele processen
Binnen operationele processen gaat automatisering verder dan het overnemen van handmatige werkzaamheden. Door beschikbare data te combineren en patronen te herkennen, kan informatie naar voren worden gehaald die handmatig lastig of zeer arbeidsintensief in kaart te brengen is. Daarmee kan automatisering niet alleen werk uit handen nemen, maar ook helpen om vooruit te kijken en processen slimmer te sturen.
Een voorbeeld is de beschikbaarheid van lege reefercontainers. Op basis van aankomende exportboekingen is inzichtelijk hoeveel reefercontainers de komende periode nodig zijn. Door deze verwachte vraag te combineren met de beschikbare voorraad lege reefers, kan eerder worden gesignaleerd of er voldoende containers beschikbaar zijn. Een medewerker hoeft hiervoor niet voortdurend zelf boekingen en voorraden naast elkaar te leggen, maar kan op basis van deze informatie tijdig bijsturen.
Ook bij het optimaliseren van de planning en terminaloperatie speelt het zo efficiënt mogelijk inzetten van de beschikbare capaciteit een belangrijke rol. Denk bijvoorbeeld aan het terugdringen van het aantal containerverplaatsingen of het optimaliseren van een transportplanning. Juist wanneer volumes toenemen, wordt het steeds belangrijker om niet alleen meer werk te kunnen verwerken, maar ook te voorkomen dat iedere extra container of transportbeweging evenredig meer handelingen vraagt.
In de buitenoperatie kunnen nog meer stappen worden geautomatiseerd. Bij het registreren van containerschade kan een medewerker buiten, bijvoorbeeld met een Checker-applicatie op een telefoon of tablet, direct de schade vastleggen en een groot deel van de gegevens voor een estimate voorbereiden. De medewerker op kantoor hoeft deze informatie niet meer volledig over te nemen, maar vult alleen de ontbrekende gegevens aan en kan de estimate vervolgens via EDI naar de rederij versturen. Daarmee vervalt niet alleen een deel van het handmatige werk, maar ook dubbele gegevensinvoer.
Een ander voorbeeld is de afhandeling van trucks op de terminal. Hoe meer informatie vooraf beschikbaar is en hoe meer stappen vóór of tijdens aankomst automatisch kunnen worden afgehandeld, hoe minder handelingen aan de gate nodig zijn. Door bijvoorbeeld met timeslots te werken en chauffeurs via een zelfbedieningsbalie zelfstandig stappen te laten doorlopen, kan het gateproces verder worden geautomatiseerd en de dwell time van trucks op de terminal worden verkort.
Operationele optimalisatie gaat daarmee verder dan het automatiseren van afzonderlijke handelingen. Data kan worden gebruikt om vooruit te kijken, terwijl automatisering tegelijkertijd helpt het aantal handmatige en dubbele handelingen in de dagelijkse operatie te verminderen.
Informatievoorziening richting klanten
Een deel van de druk op Customer Service ontstaat door het beantwoorden van vragen over de actuele status van boekingen, transporten en containers. Die informatie is vaak al beschikbaar in het systeem en kan via bijvoorbeeld een Client Portal rechtstreeks met klanten worden gedeeld.
Daarmee wordt ook de informatievoorziening onderdeel van de geautomatiseerde workflow. Zodra de status in de operatie verandert, kan deze informatie direct beschikbaar zijn voor de klant, zonder dat een medewerker deze eerst hoeft op te zoeken en terug te koppelen.
Kennis borgen en processen standaardiseren
Naarmate meer stappen in een proces worden geautomatiseerd, verandert ook de rol van de medewerker. Het systeem neemt niet alleen handelingen over, maar kan medewerkers ook helpen om processen correct uit te voeren. Door voorwaarden en controles in de software vast te leggen, wordt voorkomen dat belangrijke stappen worden overgeslagen of gegevens ontbreken.
Bij het vastleggen van een boeking kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of de benodigde gegevens aanwezig zijn en of er tarieven of een goedgekeurde offerte beschikbaar zijn. Is dat niet het geval, dan kan de boeking niet zomaar verder worden verwerkt. Booking templates kunnen daarnaast helpen om terugkerende boekingen op een vaste en eenduidige manier vast te leggen.
Daarmee wordt praktische kennis die voorheen vooral bij medewerkers lag, steeds meer in het systeem geborgd. Tegelijkertijd neemt de kwaliteit van de data toe, doordat invoer minder afhankelijk wordt van handmatige handelingen en controles automatisch onderdeel zijn van het proces. Medewerkers hoeven daardoor minder tijd te besteden aan het uitvoeren en herstellen van afzonderlijke handelingen en kunnen zich meer richten op het controleren van het proces en het afhandelen van afwijkingen.
Groei beheersbaar maken
Door op verschillende plekken in het proces handmatige werkzaamheden terug te dringen, processen slimmer in te richten en afzonderlijke functies met elkaar te verbinden, kan met dezelfde personele capaciteit meer werk worden verricht.
Daarbij gaat automatisering verder dan alleen tijd besparen. Data kan worden gebruikt om vooruit te kijken en processen beter aan te sturen, terwijl controles en voorwaarden in het systeem helpen kennis te borgen en de kwaliteit van de uitvoering te waarborgen. De rol van medewerkers verschuift daardoor steeds verder van het uitvoeren van repetitieve handelingen naar het controleren van processen en het afhandelen van afwijkingen.
Zo wordt de bestaande capaciteit beter benut en kan een toename van het werk worden opgevangen zonder dat daarvoor in hetzelfde tempo extra medewerkers nodig zijn. Automatisering en optimalisatie helpen daarmee om de dagelijkse operatie én verdere groei beheersbaar te houden.
Wilt u weten welke volgende stap u kunt zetten om uw processen verder te automatiseren en beter beheersbaar te maken? Neem dan contact op met uw vaste accountmanager binnen Modality.
