Um mit derselben Personalkapazität mehr Arbeit bewältigen zu können, muss der manuelle Aufwand bei jeder Buchung, jedem Umschlagvorgang und jedem Transport reduziert werden. Dies lässt sich durch eine weitere Automatisierung der Datenverarbeitung erreichen, aber auch dadurch, dass wiederkehrende Geschäftsabläufe so weit wie möglich vom System ausgeführt werden. 

Dadurch verlagert sich die Arbeit zunehmend von der Ausführung hin zur Kontrolle. Sich wiederholende Vorgänge werden vom System ausgeführt, während die Mitarbeitenden die Kontrolle über den Prozess behalten und bei Bedarf eingreifen. In diesem Artikel zeigen wir anhand verschiedener Beispiele, wo innerhalb des Logistikbetriebs manuelle Arbeit reduziert werden kann und wie diese Verlagerung in der Praxis aussieht. 

Automatisierung der Datenverarbeitung
Eine erste Möglichkeit, mit derselben Personalstärke mehr Arbeit zu bewältigen, ist die weitere Automatisierung der Datenverarbeitung. Im täglichen Betrieb gehen viele verschiedene Daten ein. Dazu gehören Buchungen, Freistellungen und Annahmeaufträge, aber auch Informationen, die von einem Schiffsführer übermittelt werden. 

Bevor diese Informationen tatsächlich im operativen Betrieb genutzt werden können, durchlaufen die Daten verschiedene Schritte. Die Daten müssen eingegeben, geprüft und validiert, akzeptiert und schließlich zu einer operativen Buchung verarbeitet werden. Nicht nur die Eingabe dieser Daten, sondern auch die nachfolgenden Schritte lassen sich automatisieren. 

Eine EDI-Buchung kann beispielsweise auf der Grundlage vorab festgelegter Bedingungen automatisch geprüft, validiert und akzeptiert werden. Erfüllen die Daten die Bedingungen, kann auch die weitere Verarbeitung automatisch erfolgen – nur bei einer Abweichung ist dann noch eine manuelle Überprüfung erforderlich.

Auch Daten, die nicht über EDI eingehen, können Teil eines solchen automatisierten Datenflusses werden. So können Informationen aus einem PDF-Auftrag mittels KI-OCR erkannt und in eine JSON-Nachricht umgewandelt werden, woraufhin diese über die Booking API zu einer operativen Buchung weiterverarbeitet werden kann. 

Durch die Festlegung von Bedingungen und logischen Prüfungen im System kann auch das Wissen, auf das Mitarbeitende bei der Datenverarbeitung zurückgreifen, gesichert werden. Das System prüft beispielsweise, ob die erforderlichen Daten vorliegen und die Bedingungen für die Annahme erfüllt sind. Nur bei fehlenden Informationen oder Abweichungen ist noch eine manuelle Überprüfung erforderlich. 

Automatisierung von Geschäftsabläufen
Die Automatisierung beschränkt sich nicht auf die Datenverarbeitung. Auch die darauf folgenden Geschäftsabläufe lassen sich immer weiter automatisieren. Dazu zählen finanzielle und operative Prozesse, aber auch die Informationsbereitstellung für Kunden. 

Finanzielle Prozesse 

Auch der gesamte Rechnungsstellungsprozess lässt sich weitgehend automatisieren. In den Stammdaten können beispielsweise Verkaufspreise und Abrechnungsvereinbarungen festgehalten werden, wie etwa die Vereinbarung, einem Kunden wöchentlich oder monatlich eine Rechnung zu stellen. Auf dieser Grundlage kann das System automatisch die richtigen Verkaufspreise zuweisen, Verkaufsrechnungen erstellen und die verschiedenen Folgeschritte bis hin zum Versand der Rechnung ausführen. 

Durch die Verknüpfung dieser einzelnen Funktionen entsteht ein einziger automatisierter Arbeitsablauf. Mitarbeitende müssen somit nicht mehr jeden Schritt einzeln ausführen, sondern überprüfen lediglich die vorbereiteten Rechnungen und greifen nur ein, wenn Daten oder Beträge abweichen. 

Durch die intelligente Nutzung von Daten können operative Prozesse zunehmend automatisiert und optimiert werden.

Operative Prozesse 

Im Rahmen operativer Prozesse geht die Automatisierung über die bloße Übernahme manueller Tätigkeiten hinaus. Durch die Kombination verfügbarer Daten und das Erkennen von Mustern lassen sich Informationen gewinnen, deren Ermittlung manuell schwierig oder sehr arbeitsintensiv wäre. Damit kann die Automatisierung nicht nur Arbeitsaufwand einsparen, sondern auch dabei helfen, vorausschauend zu handeln und Prozesse intelligenter zu steuern. 

Ein Beispiel hierfür ist die Verfügbarkeit leerer Kühlcontainer. Anhand bevorstehender Exportbuchungen lässt sich erkennen, wie viele Kühlcontainer im kommenden Zeitraum benötigt werden. Durch die Kombination dieser erwarteten Nachfrage mit dem verfügbaren Bestand an leeren Kühlcontainern lässt sich frühzeitig erkennen, ob genügend Container zur Verfügung stehen. Mitarbeitende müssen dafür nicht ständig selbst Buchungen und Bestände miteinander vergleichen, sondern können auf der Grundlage dieser Informationen rechtzeitig Anpassungen vornehmen. 

Auch bei der Optimierung der Planung sowie des Terminalbetriebs spielt der möglichst effiziente Einsatz der verfügbaren Kapazitäten eine wichtige Rolle. Dazu gehören beispielsweise die Reduzierung der Arbeitsschritte am Terminal selbst oder die Optimierung der Transportplanung. Gerade wenn die Volumina steigen, kommt es immer mehr darauf an, nicht nur mehr Arbeit bewältigen zu können, sondern auch zu verhindern, dass jeder zusätzliche Container oder Transportvorgang proportional mehr Arbeitsschritte erfordert. 

Im Außenbetrieb können noch weitere Schritte automatisiert werden. Bei der Erfassung von Containerschäden können Mitarbeitende vor Ort, beispielsweise mit einer Checker-Applikation auf einem Smartphone oder Tablet, den Schaden direkt dokumentieren und einen Großteil der Daten für ein Estimate vorbereiten. Die Mitarbeitenden im Büro müssen diese Informationen nicht mehr vollständig übernehmen, sondern ergänzen lediglich die fehlenden Angaben und können das Estimate anschließend per EDI an die Reederei senden. Dadurch entfällt nicht nur ein Teil der manuellen Arbeit, sondern auch die doppelte Dateneingabe. 

Ein weiteres Beispiel ist die Abfertigung von LKW am Terminal. Je mehr Informationen im Vorfeld verfügbar sind und je mehr Schritte vor oder bei der Ankunft automatisch abgewickelt werden können, desto weniger Vorgänge sind am Gate erforderlich. Indem man beispielsweise mit Timeslots arbeitet und die Fahrer an einem Selbstbedienungsschalter die Schritte selbstständig durchlaufen lässt, kann der Gate-Prozess weiter automatisiert und die Verweildauer der LKW am Terminal verkürzt werden. 

Die operative Optimierung geht somit über die Automatisierung einzelner Vorgänge hinaus.
Daten können genutzt werden, um vorausschauend zu planen, während die Automatisierung gleichzeitig dazu beiträgt, die Anzahl manueller und doppelter Arbeitsschritte im täglichen Betrieb zu reduzieren. 

Informationsbereitstellung für Kunden 

Ein Teil der Belastung des Customer Service entsteht durch die Beantwortung von Fragen zum aktuellen Status von Buchungen, Transporten und Containern. Diese Informationen sind oft bereits im System verfügbar und können beispielsweise über ein Client Portal direkt mit den Kunden geteilt werden. 

Damit wird auch die Informationsbereitstellung Teil des automatisierten Arbeitsablaufs. Sobald sich der Status im operativen Bereich ändert, stehen diese Informationen dem Kunden sofort zur Verfügung, ohne dass Mitarbeitende diese zunächst suchen und an den Kunden weiterleiten müssen. 

Wissen sichern und Prozesse standardisieren
Je mehr Schritte in einem Prozess automatisiert werden, desto mehr verändert sich auch die Rolle von Mitarbeitenden. Das System übernimmt nicht nur Aufgaben, sondern kann den Mitarbeitenden auch dabei helfen, Prozesse korrekt auszuführen. Durch die Festlegung von Bedingungen und Kontrollen in der Software wird verhindert, dass wichtige Schritte übersprungen werden oder Daten fehlen. 

Bei der Eingabe einer Buchung kann beispielsweise überprüft werden, ob die erforderlichen Daten vorliegen und ob Tarife oder ein genehmigtes Angebot verfügbar sind. Ist dies nicht der Fall, kann die Buchung nicht ohne Weiteres weiterbearbeitet werden. Booking Templates können zudem dazu beitragen, wiederkehrende Buchungen auf einheitliche und eindeutige Weise zu erfassen. 

Dadurch wird praktisches Wissen, das zuvor vor allem bei den Mitarbeitenden lag, zunehmend im System verankert. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, da die Dateneingabe weniger von manuellen Vorgängen abhängt und Prüfungen automatisch Teil des Prozesses sind. Die Mitarbeitenden müssen daher weniger Zeit für die Ausführung und Korrektur einzelner Vorgänge aufwenden und können sich stärker auf die Überwachung des Prozesses und die Bearbeitung von Abweichungen konzentrieren. 

Wachstum beherrschbar machen
Indem man an verschiedenen Stellen im Prozess manuelle Arbeitsschritte reduziert, Prozesse intelligenter gestaltet und einzelne Funktionen miteinander verknüpft, lässt sich mit derselben Personalkapazität mehr Arbeit bewältigen. 

Dabei geht die Automatisierung über die reine Zeitersparnis hinaus. Daten können genutzt werden, um vorausschauend zu handeln und Prozesse besser zu steuern, während Prüfungen und festgelegte Bedingungen im System dazu beitragen, Wissen zu sichern und die Qualität der Ausführung zu gewährleisten. Die Rolle der Mitarbeitenden verlagert sich dadurch zunehmend weg von der Ausführung sich wiederholender Tätigkeiten hin zur Überwachung von Prozessen und der Bearbeitung von Abweichungen. 

Auf diese Weise wird die vorhandene Kapazität besser genutzt, und ein Anstieg des Aufgabenvolumens kann aufgefangen werden, ohne dass dafür im gleichen Tempo zusätzliches Personal benötigt wird. Automatisierung und Optimierung tragen somit dazu bei, den täglichen Betrieb sowie weiteres Wachstum beherrschbar zu halten. 

Möchten Sie erfahren, welchen nächsten Schritt Sie unternehmen können, um Ihre Prozesse weiter zu automatisieren und besser beherrschbar zu machen? Dann wenden Sie sich an Ihren festen Account Manager bei Modality. 

Het bericht Beherrschbares Wachstum durch weitere Automatisierung verscheen eerst op Modality.

Ein Teil dieser Entwicklungen findet hinter den Kulissen statt, während andere Anwendungen inzwischen immer konkreter werden. In diesem Artikel informieren wir Sie über den aktuellen Stand einer Reihe von KI-Initiativen, an denen derzeit aktiv gearbeitet wird.

KI-OCR-Modul erreicht die Auslieferungsphase
Eine der Entwicklungen im Schwerpunktbereich Produktentwicklung ist das Modality KI-OCR-Modul. Diese Lösung zielt auf die automatische Verarbeitung von PDF-Buchungen ab, die Kunden von ihren Auftraggebern erhalten.

In der Containerlogistik werden Transportaufträge noch regelmäßig manuell bearbeitet. Insbesondere wenn Aufträge als PDF-Dateien eingehen, kostet dies die Kundendienstabteilungen viel Zeit. Mit dem KI-OCR-Modul untersuchen wir, wie dieser Prozess weiter automatisiert werden kann.

Die Lösung wurde entwickelt, um sowohl lesbare als auch nicht lesbare PDF-Dateien automatisch in eine JSON-Nachricht zu konvertieren. Diese Nachricht kann anschließend direkt über die Modality Booking API verarbeitet werden, wodurch automatisch eine operative Buchung entsteht.

Das KI-OCR-Modul richtet sich insbesondere an Kunden, die noch auf manuelle Auftragsbearbeitung angewiesen sind oder viele Aufträge im PDF-Format erhalten. Dabei bleibt eine direkte EDI-Anbindung oder die Integration über die Modality Booking API weiterhin die bevorzugte Option. Wir betrachten das KI-OCR-Modul vor allem als praktischen Zwischenschritt auf dem Weg zur weiteren Automatisierung von Auftragsströmen.

Derzeit befindet sich die Lösung in der Auslieferungsphase und die ersten Kundendemos haben begonnen. Während dieser Vorführungen zeigen wir in Echtzeit, wie bestehende PDF-Aufträge innerhalb der Modality-Plattform automatisch erkannt und verarbeitet werden.

KI zur Unterstützung der Support-Abwicklung
Neben der Produktentwicklung untersuchen wir auch, wie KI interne Prozesse innerhalb unserer Support-Abteilung unterstützen kann.

Täglich bearbeitet unsere Support-Abteilung über die Support-Mailbox große Mengen an Kundenanfragen, Meldungen und Updates. In der Praxis entsteht dabei regelmäßig ein komplexer Strom aus einzelnen E-Mails, Updates und Rückmeldungen rund um dieselbe Meldung. Die Wahrung von Übersicht, Prioritäten und Zusammenhängen spielt dabei eine wichtige Rolle.

Um diesen Prozess weiter zu unterstützen, wurde kürzlich ein Pilotprojekt für eine KI-Anwendung in unserer Support-Umgebung konzipiert. Diese Lösung befindet sich derzeit in der Entwicklungsphase.

Modality setzt KI zur Unterstützung der Supportabteilung ein

Die Anwendung soll eingehende Support-E-Mails automatisch analysieren und klassifizieren. Dazu gehört beispielsweise das Erkennen von Metadaten wie Kundenname, Art der Meldung, Dringlichkeit und Verweise auf bestehende Meldungen. Darüber hinaus untersuchen wir, wie KI dabei helfen kann, verwandte E-Mails zu priorisieren und zu bündeln sowie automatisch To-dos innerhalb unserer Projektverwaltung zu erstellen.

Das Ziel dabei ist nicht, den persönlichen Kundenkontakt zu ersetzen, sondern vielmehr, unseren Supportmitarbeitern mehr Übersicht und Struktur innerhalb bestehender Prozesse zu bieten. Dadurch können Meldungen schneller und gezielter bearbeitet werden.

Fokussierte Weiterentwicklung
In der kommenden Zeit werden wir bei Modality weiter untersuchen, wie KI auf praktische Weise zu bestehenden Logistikprozessen und internen Workflows beitragen kann. Einige Anwendungen werden hauptsächlich intern sichtbar sein, während andere Entwicklungen letztendlich direkt in unseren Softwarelösungen zum Einsatz kommen werden.

Dabei liegt der Fokus weiterhin auf Anwendungen, die tatsächlich auf die tägliche Praxis von Terminals, Transportunternehmer und Logistikunternehmen zugeschnitten sind.

Haben Sie Fragen zu diesen Entwicklungen oder möchten Sie die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen besprechen? Ihr Account Manager gibt Ihnen gerne weitere Informationen.

Het bericht Vom Pilotprojekt zur Praxis: KI bei Modality verscheen eerst op Modality.

Das Modality-System aus TMS- und TOS-Perspektive

Die Prozesse innerhalb der Inland-Containerlogistik lassen sich funktional in zwei Bereiche unterteilen:

TMS – ausgerichtet auf Transportprozesse und administrative Prozesse
TOS – ausgerichtet auf Terminalmanagement und operative Ausführung

Innerhalb von Modality bilden beide Bereiche integrierte Bestandteile einer einzigen Architektur. In den folgenden Abschnitten erläutern wir, welche Funktionen zu welchem Bereich gehören.

TMS-Funktionen innerhalb von Modality
Die TMS-Funktionen innerhalb von Modality unterstützen den Transportprozess vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung. Das System digitalisiert die Auftragsabwicklung, Planung und administrative Bearbeitung, reduziert manuelle Eingaben, bietet Echtzeit-Einblick in den Fortschritt der Transporte und ermöglicht eine proaktive Steuerung.

Auftragserfassung und Datenverarbeitung
Kundenaufträge können automatisch über EDI-Verbindungen und API-Schnittstellen, mittels OCR-Erkennung von PDF-Dokumenten oder über das Kundenportal erfasst werden. Die erfassten Auftragsdaten bilden die Grundlage für die weitere Planung und Verwaltung.

Auftragsdaten können durch externe Informationen wie aktuelle Seeschiffdaten oder Statusinformationen ergänzt werden. Dadurch verfügt die Planung über aktuelle und zuverlässige Daten. Der Modality Customer Service Monitor bietet einen klaren Überblick, um Aufträge mit hoher Priorität besser verwalten zu können und um zu erkennen, welche Daten noch fehlen

Customer Service Monitor Modality

Transportplanung

Das Modality-System unterstützt die Planung aller Transportmodalitäten: Containertransporte per Schiff, Bahn und LKW. Das System ermöglicht unter anderem:

• Optimierung der Planung mithilfe von Algorithmen
• Echtzeit-Einblick in den Transportfortschritt über unsere mobilen Apps (Barge-App, Truck-App)
• Direkter Zugriff auf unterzeichnete Dokumente, darunter das e-CMR

Es ist auch möglich, direkt aus Modality heraus EDI-Voranmeldungen an Seehafenterminals zu senden, um die Abholung bzw. Anlieferung von Containern anzukündigen.

Tarife und Rechnungsstellung
Das Modality-System optimiert sowohl die Verkaufsrechnungsstellung als auch die Kontrolle der Einkaufsrechnungen. So werden für jeden Transport automatisch Erlöspositionen auf der Grundlage der Verkaufspreise erstellt. Diese Erlöspositionen können wiederum einfach in Rechnungen umgewandelt werden. Rechnungen können außerdem automatisch auf der Grundlage der Kundenpräferenzen (pro Buchung, pro Fahrt, pro Monat usw.) automatisch erstellt werden. Bei der Erstellung und dem Versand von Rechnungen werden die Standards im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung (ZUGFeRD, Peppol, UBL, Invoic) berücksichtigt.

Wenn die Tarife der verschiedenen Transportunternehmen in das System eingegeben werden, verknüpft das Modality-System diese Einkaufstarife mit den verschiedenen Transportzeilen. Auf diese Weise kann die Einkaufskontrolle für den ausgelagerten Transport weitgehend automatisch durchgeführt werden.

TOS-Funktionen innerhalb von Modality
Die TOS-Funktionen innerhalb von Modality unterstützen die Steuerung, Registrierung und Optimierung von Terminalprozessen. Das System unterstützt die Digitalisierung des täglichen Terminalbetriebs, die Minimierung unnötiger Umschlagvorgänge und die Verringerung der Abhängigkeit von individuellen Arbeitsweisen.

Yard- und Stapelverwaltung

Das Modality-System bietet eine grafische Übersicht über das Terminal, in der Containerpositionen, Stellplatzstruktur und verfügbare Kapazitäten in Echtzeit angezeigt werden. Containerbewegungen werden sofort registriert, sodass stets eine aktuelle Übersicht über den Terminalbestand verfügbar ist.

Dies unterstützt unter anderem:

• Die Planung effizienter Be- und Entladereihenfolgen
• Die Reduzierung unnötiger Umschlagvorgänge
• Die optimale Nutzung der verfügbaren Terminalkapazität
• Eine klare Übersicht über den aktuellen Containerstatus

Darüber hinaus kann innerhalb des Systems mit voreingestellten Stapel-Regeln gearbeitet werden. Auf der Grundlage dieser Regeln erhalten Container automatisch eine empfohlene Terminalposition, wobei beispielsweise der Bestimmungsort, die Ladefolge oder der Containertyp berücksichtigt werden.

Durch die Festlegung dieser Regeln im System wird eine einheitliche Arbeitsweise gewährleistet. Die Einrichtung der Stellplätze ist dadurch weniger von individuellen menschlichen Entscheidungen abhängig und besser auf die geplanten Transportbewegungen abgestimmt.

Das Modality-System unterstützt Yard- und Stapelverwaltung

Gate-Control und Zugang
Eingehende und ausgehende landseitige Bewegungen werden über das Gate-Control-Modul digital erfasst. In Kombination mit OCR-Software werden LKW und Container automatisch erkannt und im Modality-System verarbeitet.

Dies umfasst unter anderem:

• Automatische Registrierung von „Gate-in”- und „Gate-out”-Status
• Erkennung von Kennzeichen sowie Chassis- und Containernummern über OCR
• Kontrolle der erwarteten LKW-/Container-Kombinationen
• Automatisches Öffnen der Schranke oder des Speedgates bei korrekter Registrierung

Neben OCR-Lösungen kann das Gate-Control-Modul auch mit Selbstbedienungsschaltern kombiniert werden. Die Fahrer melden sich selbstständig an und geben an, ob sie einen Container anliefern oder abholen möchten. Das System überprüft die Buchung und ergänzt die Daten automatisch auf der Grundlage der verfügbaren Auftragsinformationen.

Operative Unterstützung über Terminal-Anwendungen
Die Durchführung von Be- und Entladeaktivitäten wird durch spezifische Anwendungen für Kranführer, Reachstackerfahrer und Terminal-LKW-Fahrer unterstützt. Diese Anwendungen sind direkt mit der Planung und den Stellplatzinformationen innerhalb des Systems verknüpft.

Dies umfasst unter anderem:

• Anzeige von Be- und Entladelisten von Schiffen und Zügen
• Einblick in geplante Containerbewegungen
• Eine Suchfunktion auf Containerebene
• Echtzeit-Erfassung von Be- und Entladeaktivitäten
• Eigenständige Auswahl von Fahrten durch Terminal-LKW-Fahrer

Durch Einblick in Ladereihenfolgen und Stellplatzpositionen kann die günstigste Position ausgewählt und die Anzahl der erforderlichen Umschlagvorgänge begrenzt werden.

Anwendungen unterstützen die Be- und Entladeaktivitäten unter anderem von Reachstackerfahrern.

Kai-Planung
Für Terminals, die mehrere Schiffe oder Züge gleichzeitig empfangen, unterstützt das System die Planung von Liegeplätzen und die Bearbeitung am Kai.

Dies umfasst unter anderem:

• Einblick in die Belegung der Liegeplätze
• Planung der Ankunfts- und Abfahrtszeiten
• Abstimmung zwischen Kai-Planung und Stellplatzstruktur
• Verknüpfung mit Be- und Entladelisten

Dadurch wird die verfügbare Kai-Kapazität optimal genutzt und die Planung der physischen Abfertigung ist mit der Transportplanung abgestimmt.

Zoll und zusätzliche Registrierungen
Für Terminals mit zusätzlichen Aktivitäten unterstützt das Modality-System unter anderem:

• Zolllager- und Zollverwaltung
• Registrierung von Containerreparaturen
• Aufzeichnung von Gasmessungen
• Registrierung von Inspektionen und sonstigen Kontrollen

Diese Registrierungen sind Teil derselben Systemumgebung, wodurch operative und administrative Daten zentral verwaltet werden und für Berichts- und Kontrollzwecke sofort verfügbar sind.

TOS und TMS in einer einzigen Systemumgebung

In Modality sind TOS- und TMS-Funktionen keine separaten Systeme, sondern integrierte Bestandteile einer einzigen Umgebung.

In der Praxis gehen diese Bereiche ineinander über. Viele Inland-Terminals kombinieren Terminalmanagement mit eigenem Transport und nutzen sowohl TOS- als auch TMS-Funktionen innerhalb einer Umgebung. Umgekehrt können Transportunternehmen ihre TMS-Infrastruktur um TOS-bezogene Komponenten wie Bestands- oder Terminalverwaltung erweitern, wenn der Betrieb dies erfordert.

Da Informationen nur einmal erfasst und direkt in Planung, Ausführung und Rechnungsstellung übernommen werden, entstehen konsistente Betriebsabläufe.

Haben Sie Fragen zur Einrichtung Ihres aktuellen Systems oder zu bestimmten Funktionen? Dann wenden Sie sich an Ihren festen Ansprechpartner bei Modality.

Het bericht Das Modality-System aus Sicht der TMS- und TOS-Terminologie verscheen eerst op Modality.

Optimierung der Containerlogistik: vier Hauptaktivitäten
Der Transport ins und aus dem Hinterland, einschließlich Lagerung und Umschlag, lässt sich, wie oben erwähnt, in vier Hauptaktivitäten unterteilen. Diese Hauptaktivitäten bestehen wiederum aus einer Kombination aus internen und externen Prozessen. An diesen Prozessen sind mehrere Abteilungen beteiligt: Vom Kundendienst über die Planung und die operative Ausführung bis hin zur Rechnungsstellung – und von der Auftragserfassung bis hin zum Versand der endgültigen Rechnung. Innerhalb dieses Logistikprozesses unterscheiden wir die folgenden Hauptaktivitäten:

1. Order Entry (Auftragsbearbeitung)
2. Transport Planning (Transportplanung)
3. Transport Execution (Transportausführung einschließlich Terminalbetrieb)
4. Cost Control & Invoicing (Kostenkontrolle & Rechnungsstellung)

Diese Aktivitäten sind weitgehend identisch, egal ob es sich um Terminalaktivitäten oder den Containertransport per LKW, Binnenschiff oder Schienenverkehr handelt. In den folgenden Abschnitten erläutern wir, welche Aktivitäten für jeden Hauptprozess automatisiert werden können.

1.Optimierung der Order Entry und anderer Kundendienstaktivitäten
Die Order Entry, d.h. die Erfassung aller Kundenaufträge, fällt häufig in den Zuständigkeitsbereich der Kundendienstabteilung. Neben der Auftragserfassung sorgen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kundendienstes für die rechtzeitige Erstellung der Frachtpapiere und Zolldokumente, sie überwachen die Transport- und Lieferfristen und halten den Kunden über den Fortschritt des Transports und die Verfügbarkeit des Containers auf dem Laufenden. Darüber hinaus kann es sein, dass ein Kunde zusätzliche Dienstleistungen benötigt. Dazu gehören beispielsweise Gasmessungen, die Überprüfung der Temperatur von Kühlcontainern oder die Protokollierung der Lagerung und des Transports von Gefahrgut. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kundendienstes sorgen dafür, dass diese zusätzlichen Dienstleistungen ordnungsgemäß registriert werden und alle Daten vollständig sind.
Was die Arbeit der Kundendienstabteilung betrifft, so kann eine Reihe von Aufgaben ganz oder teilweise automatisiert und erleichtert werden. Auf diese Weise kann die Order Entry bzw. Auftragserfassung vollständig automatisiert werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Um welche Möglichkeiten es sich dabei genau handelt, erfahren Sie in unserem Artikel: „Vier Wege zur Optimierung der Auftragsbearbeitung in der intermodalen Containerlogistik“.

Dank der automatisierten Auftragserfassung können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kundendienstabteilung darauf konzentrieren, eventuelle Abweichungen zu antizipieren und den Fortschritt einer Bestellung zu überwachen. Fehlen Daten? Dann kann ein Mitglied des Kundendienstteams den Kunden frühzeitig kontaktieren. Der Modality Customer Service Monitor bietet einen klaren Überblick, um die Aufträge mit hoher Priorität besser zu verwalten und einen Einblick zu erhalten, welche Daten noch fehlen. Mit dem Modality Client Portal, einem Webportal mit Echtzeitanzeige, kann die Kundendienstabteilung dem Kunden Einblick in den Transportverlauf geben und muss dies nicht mehr per Telefon oder E-Mail tun. Das Client Portal kann übrigens auch genutzt werden, um einem Kunden die direkte Eingabe von Aufträgen zu ermöglichen und damit auch eine weitere Automatisierung der Auftragsabwicklung zu unterstützen.

Customer Service Monitor Modality

Bietet das Terminal auch Value Added Logistics an? Dann können verschiedene Aktivitäten (automatisch) registriert werden. Unser Modul Maintenance & Repair (M&R) unterstützt die Verwaltungsabläufe rund um die Reparatur von Containern. Mit dem M&R-Modul können beispielsweise Kostenvoranschläge erstellt werden, die automatisch per EDI versandt und genehmigt werden können. Außerdem können Sie mithilfe einer von uns entwickelten Webanwendung die Temperatur von Reefercontainern ganz einfach über ein Tablet steuern und überwachen. Die Verbindung zwischen unserem Gasmessmodul und dem System von EWS stellt sicher, dass Containerstandorte in Echtzeit mit EWS ausgetauscht werden und die Bescheinigung über die Gasfreiheit automatisch mit dem Containersatz verknüpft wird, nachdem die Gasmessung durchgeführt wurde.

Mit der Optimierung von Logistikprozessen sind nicht nur effizientere, sondern auch sicherere Prozesse gemeint. Moderne Kommunikationstechnologien sorgen dafür, dass ein Freigaberecht auf sichere Weise übertragen werden kann, zum Beispiel mittels Blockchain-Technologie. Verknüpfungen zwischen dem Modality-System und Systemen wie z.B. Certified Pick up (CPu) und Secure Container Release (SCR) sorgen dafür, dass das Freigaberecht auf sichere Weise über unser System weitergeleitet werden kann und das Betrugsrisiko minimiert wird.

2.Optimierung der Transportplanung
Bei der Planung von Containertransporten geht es um mehr als nur die möglichst effiziente Beförderung eines Containers vom Seehafen zur Be-/Entladeadresse und umgekehrt. Ein Planer muss bei der Planung mehrere Faktoren berücksichtigen, darunter Estimated Time of Arrival (ETA), Actual Time of Departure (ATD), Cargo Opening, Cargo Closing usw. Diese Faktoren ändern sich laufend. Bevor ein Planer den Transport eines Containers tatsächlich organisieren kann, muss er zumindest wissen, ob ein Container verfügbar ist und ob alle dazugehörigen Dokumente einwandfrei sind (bei den meisten Kunden ist die Kundendienstabteilung für die Anreicherung der Daten zuständig, sodass die Planungsabteilung mit vollständigen Auftragsinformationen mit der Planung beginnen kann).

Eine Möglichkeit, mehr Transparenz zu schaffen, besteht darin, die aktuellen Seeschiffsdaten automatisch direkt in das Modality-System zu übertragen. Ankunfts- und Abfahrtszeiten (ETA & ETD) sowie Cargo-Opening- und Cargo-Closing-Zeiten sind direkt im System sichtbar. sodass keine separaten Terminal-Websites mehr besucht werden müssen. Diese automatische Übertragung von Seeschiffsdaten ist durch direkte EDI-Verbindungen mit Terminalsystemen möglich. Sind direkte Verbindungen nicht möglich? Dann können die Daten mit Hilfe des „Vessel Optimizer“ von Modality und NexusZ automatisch eingepflegt werden.

Die verschiedenen Verknüpfungen mit der „Hinterland Container Notification (HCN)“ von Portbase ermöglichen einen schnelleren Datenaustausch, bei dem Schiffs-, Zug- und LKW-Besuche an den Seehafenterminals direkt über die API vorangemeldet werden können und aktuelle Statusinformationen frühzeitig im Modality-System angezeigt werden.  Dies ermöglicht es den Planern, bereits vorauszuplanen und schneller auf Problemszenarien zu reagieren. Mittlerweile haben alle unsere Kunden eine Verknüpfung und/oder Verknüpfungen zu HCN Road, HCN Barge und HCN Rail.

Verwendung von MCA-Road innerhalb des Modality-Systems UCT

Sobald die vorbereitenden Aktivitäten durchgeführt worden sind, kann der Planer mit der eigentlichen Planung beginnen. Für Barge-Betreiber läuft derzeit ein Pilotprojekt mit dem „Planning Optimizer“ von Modality und NexusZ. Hierbei erhält der „Planning Optimizer“ vom Modality-System die zu planenden Container und die verfügbaren Binnenschiffe als nützlichen Input für den Planungsalgorithmus. Als Output liefert der „Planning Optimizer“ eine Planungsempfehlung für jeden Container. In diesem Pilotprojekt erfolgt die Planung derzeit noch halbautomatisch, d.h. der Planning Optimizer bietet eine Empfehlung, die vom Planer angenommen oder abgelehnt werden kann. In der letzten Phase des Pilotprojekts läuft die Planung vollautomatisch ab, sodass kaum noch manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Eine weitere Möglichkeit, die Planung zu optimieren, besteht darin, das Modality-System mit mehr Daten anzureichern, um das System intelligenter zu machen. So können bei der LKW-Planung z.B. Fahrerberechtigungen hinzugefügt werden. Wenn ein Container mit Gefahrgut von einem Fahrer ohne ADR-Bescheinigung abgeholt werden soll, löst das Modality-System automatisch eine Warnmeldung aus.

3.Optimierung von Transport und Terminalbetrieb
Der Containertransport lässt sich optimieren, indem während der Ausführung so viele Echtzeitdaten wie möglich über den Fortschritt des Transports gesammelt werden. Unsere Barge-App und unsere Truck-App sorgen dafür, dass aktuelle Daten gesammelt werden und verarbeiten diese verschiedenen Statusmomente in Echtzeit im Modality-System. Auf diese Weise kann ein Planer rechtzeitig erkennen, dass ein Zeitplan nicht eingehalten werden kann, und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen. Durch die Verknüpfung mit eCMR-Anwendungen und der LKW- und Barge-App wird außerdem sichergestellt, dass die Frachtdokumente dem Fahrer oder Schiffer digital zur Verfügung stehen und die unterzeichneten Dokumente der Kundendienst- und der Rechnungsabteilung sofort zugänglich sind.

Auch am Terminal können die Statusinformationen im Modality-System verarbeitet werden. In Kombination mit einer OCR-Software (Optical Character Recogniton) werden ankommende und abfahrende LKW erfasst und der „Gate-in“- und „Gate-out“-Status automatisch im System aktualisiert. Die Kameras filmen die Oberseite und die Seite des Containers, das Fahrgestell und den LKW selbst. Die OCR-Software scannt die Kamerabilder u.a. nach Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Containernummern. Diese Daten werden dann an das Modality-System gesendet. Bei ankommenden LKW prüft das Modality-System, ob die LKW/Container-Kombination erwartet wird, und öffnet die Schranke oder das Speedgate, wenn die Kombination korrekt ist. Auch bei der Abfahrt von LKW gleicht das Modality-System die Daten mit den im „Gate Control“-Modul enthaltenen Daten ab. So liefert das System automatisch eine genaue Darstellung der LKW, die sich zum jeweiligen Zeitpunkt am Terminal befinden.

Optimierung von Transport und Terminalbetrieb

Neben dem Einsatz von OCR-Software werden auch zunehmend Selbstbedienungsschalter installiert, um den eingehenden LKW-Verkehr bestmöglich zu leiten und abzuwickeln. Die Software an den Selbstbedienungsschaltern ist mit unserem Modul „Gate Control“ verbunden. Der Fahrer meldet sich am Selbstbedienungsschalter und gibt an, ob er einen Container abholen und/oder bringen möchte. Das Modality-System prüft dann, ob der Besuch gebucht ist und reichert die Daten auf dem Bildschirm anhand der gefundenen Buchung an. Auf diese Weise kann ein Fahrer den Anmeldevorgang selbständig durchführen; ein Gate-Mitarbeiter muss nur eingreifen, wenn Daten fehlen oder falsch sind. Insbesondere die automatische Datenanreicherung spart erhebliche Arbeitsstunden, minimiert manuelle Eingaben und verbessert den Durchsatz des eingehenden LKW-Verkehrs am Terminal.

Dank unserer Kran- und Reachstacker-Anwendung kann die Kommunikation über das Funkgerät auf ein Minimum reduziert werden. Die Anwendung bietet einen aktuellen Überblick über die LKWs, die sich derzeit am Terminal befinden, zeigt Be- und Entladelisten von Bargen und Züge an und bietet eine Suchfunktion auf Containerebene. Ein Kranführer oder Reachstackerfahrer kann dank der Anwendung leicht Prioritäten festlegen. Außerdem lassen sich Container dank der grafischen Terminalübersicht in der Anwendung leicht lokalisieren.

Unsere Terminal-Zugmaschine App ermöglicht es Fahrern, die ständig zwischen dem Terminal und der nahe gelegenen Be-/Entladeadresse pendeln, ihre Fahrten einfach selbst auszuwählen. Die App ist mit unserem „Gate-Control-Modul“ verknüpft, wodurch die Fahrer selbst einen Container als „Gate IN“ oder „Gate OUT“ auswählen können. Bei der Einfahrt in das Terminal müssen die Fahrer die Lkw-Kabine nicht mehr verlassen, was eine große Zeitersparnis bedeutet. Da ein Fahrer seine Fahrt selbständig auswählen kann, kann der günstigste Stellplätz gewählt werden. Dadurch kann auch die Anzahl der zum Aufstellen des Containers erforderlichen Umschläge verringert werden.

Um Schalter- und Kundendienstmitarbeiter bei der Weitergabe von Informationen zu unterstützen, haben wir das Modul ‚Reference Check‘ entwickelt. Sie ermöglicht es den Planern von Transportunternehmen, einfach zu prüfen, ob ein Container abgeholt oder angeliefert werden kann. So wissen sie, ob ein Importcontainer zur Abholung bereitsteht, oder sie können z.B. prüfen, ob die Abholreferenz für einen Exportcontainer verfügbar ist. Dank dieses Portals muss sich das Kundendienstpersonal kaum noch mit der Beantwortung derartiger Fragen von Spediteuren/Transportunternehmen beschäftigen.

4.Optimierung der Kostenkontrolle und Rechnungsstellung
Bei der Auslagerung von Transporten, insbesondere wenn es sich um multimodale Transporte handelt, kann es für die Einkaufsabteilung eine schwierige Aufgabe sein, die Kosten zu überblicken. Innerhalb des Modality-Systems werden die Kosten für die jeweiligen Komponenten des Transports ermittelt. Wenn die Preise der verschiedenen Spediteure in das System eingepflegt werden, verknüpft das Modality-System die Preise mit den verschiedenen Transportpositionen. Auf diese Weise kann die Kostenkontrolle weitgehend automatisiert werden.

Gleichermaßen können auch Verkaufsrechnungen (nahezu) vollautomatisch erstellt und versendet werden. Die Verkaufspreise werden mit den operativen Transportdaten „abgeglichen“, wodurch automatisch Einnahmepositionen generiert werden, das sogenannte „Chargen“. Diese Einnahmepositionen lassen sich einfach in Rechnungen umwandeln. Um den Rechnungsstellungsprozess vollständig zu automatisieren, können Sie für jeden Kunden festlegen, dass auch die folgenden Vorgänge automatisiert durchgeführt werden sollen:

• Automatische Erstellung von Rechnungen auf der Grundlage von Kundenpräferenzen (pro Buchung, pro Reise, pro Monat, usw.)
• Automatische Umwandlung von Pro-forma-Rechnungen in endgültige Rechnungen
• Automatischer Versand von Rechnungen zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt

Zusammenfassung; Möglichkeiten der Kettenoptimierung innerhalb des Modality-Systems
Im Folgenden finden Sie die Optimierungsmöglichkeiten innerhalb des Modality-Systems für jede Abteilung im Überblick:

1. Kundendienst
   • Automatisierung der Auftragserfassung
   • Übersicht über Prioritäten und fehlende Daten mit Customer Service Monitor
   • Kunden erhalten mit dem Modality Client Portal Einblick in den Transportfortschritt
   • Die (automatische) Registrierung von Value Added Logistics (VAL)
     • Modality Maintenance & Repair-Modul
     • Verbindung mit EWS zur Durchführung von Gasmessungen
     • Überwachung von Kühlcontainern
   • Sichere Übermittlung des Freigaberechts
2. Transportplanung
   • Automatischer Abruf von Seeschiffsdaten
   • Die Verknüpfung mit MCA ermöglicht eine schnellere Voranmeldung und aktuelle Statusinformationen
   • (Halb-)automatische Planung von Binnenschiffen mit dem Planning Optimizer
   • Anreicherung von Daten, um das Modality-System intelligenter zu machen
3. Transportausführung und Terminalbetrieb
   • Nutzung der Barge-App und der Truck-App bietet Echtzeit-Einblick in den Transportfortschritt
   • Verknüpfungen mit eCMR-Anwendungen und unserer Truck- und/oder Barge-App sorgen dafür, dass Frachtdokumente digital verfügbar sind (sofort nach der Unterzeichnung)
   • Verknüpfung mit OCR-Software liefert aktuelle „Gate-in“- und „Gate-out“-Daten
   • Nutzung von Selbstbedienungsschaltern für eine effiziente Abwicklung des eingehenden LKW-Verkehrs
   • Kran- und Reachstacker-Anwendung unterstützt Kranführer und Reachstackerfahrer bei der Ent- und Beladung von Schiffen/Zügen und der Priorisierung und Lokalisierung von Containern
   • Die App für Terminalzugmaschinen ermöglicht einen schnellen Zugriff und eine schnelle Handhabung für Terminalzugmaschinen, die ständig zwischen Terminal und Be-/Entladeadresse pendeln
   • Spediteuren mit dem Modul Reference Check Einblicke in die Verfügbarkeit von Containern/Lieferreferenzen bieten
4. Kostenkontrolle und Rechnungsstellung
   • Automatischer Abgleich der Einkaufspreise mit den Transportpositionen im System
   • Automatischer Abgleich der Verkaufspreise mit den Transportpositionen im System
   • Automatische Erstellung von Verkaufsrechnungen auf der Grundlage von Kundenpräferenzen
   • Automatische Umwandlung von Pro-forma-Rechnungen in endgültige Rechnungen
   • Automatischer Versand von Rechnungen

Dieser Artikel wird regelmäßig aktualisiert und ergänzt, damit Sie immer einen aktuellen Überblick über die Optimierungsmöglichkeiten innerhalb Ihres Logistikprozesses haben. Möchten Sie mehr über eine der oben beschriebenen Möglichkeiten erfahren? Oder wünschen Sie eine persönliche Beratung? Dann wenden Sie sich direkt an unsere Marketing- und Vertriebsabteilung, indem Sie das untenstehende Kontaktformular verwenden.

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