Niet alle AI-ontwikkelingen zijn direct zichtbaar voor onze klanten. Sommige toepassingen ondersteunen vooral interne processen, terwijl andere uitgroeien tot concrete productfunctionaliteiten. Daarnaast bevinden de verschillende initiatieven zich in verschillende ontwikkelfasen, van onderzoek en ontwerp tot oplevering. In dit artikel geven we een actuele statusupdate van een aantal AI-initiatieven waar momenteel actief aan wordt gewerkt en fases waarin ze zich bevinden.

AI-OCR module bereikt opleverfase
Eén van de ontwikkelingen binnen het focusgebied productontwikkeling is de Modality AI-OCR module. Deze oplossing is gericht op het automatisch verwerken van PDF-boekingen die klanten ontvangen van hun opdrachtgevers.

Binnen de containerlogistiek worden transportopdrachten nog regelmatig handmatig verwerkt. Zeker wanneer opdrachten via pdf-bestanden binnenkomen, kost dit de customer service-afdelingen veel tijd. Met de AI-OCR module onderzoeken we hoe dit proces verder geautomatiseerd kan worden.

De oplossing is ontworpen om zowel tekstgebaseerde als gescande PDF-bestanden automatisch te converteren naar een JSON-bericht. Dit bericht kan vervolgens direct worden verwerkt via de Modality Booking API, waardoor er automatisch een operationele boeking ontstaat.

De AI-OCR module is met name bedoeld voor klanten die nog afhankelijk zijn van handmatige orderverwerking of veel opdrachten via pdf ontvangen. Waar mogelijk blijft een rechtstreekse systeemintegratie via EDI of de Modality Booking API de voorkeursroute. De AI-OCR module zien we vooral als een praktische tussenstap richting verdere automatisering van orderstromen.

Momenteel bevindt deze oplossing zich in de opleverfase en zijn de eerste demo’s bij klanten gestart. Tijdens de demonstraties laten we in realtime zien hoe bestaande PDF-opdrachten automatisch worden herkend en verwerkt binnen het Modality-platform.

AI ter ondersteuning van supportafhandeling
Naast productontwikkeling onderzoeken we ook hoe AI interne processen binnen onze supportafdeling kan ondersteunen.

Dagelijks verwerkt onze supportafdeling grote hoeveelheden klantvragen, meldingen en updates via de supportmailbox. In de praktijk ontstaat daarbij regelmatig een complexe stroom van losse mails, updates en terugkoppelingen rond dezelfde melding. Het bewaken van overzicht, prioriteiten en samenhang speelt daarin een belangrijke rol.

Om dit proces verder te ondersteunen, is onlangs een pilot geformuleerd voor een AI-toepassing binnen onze supportomgeving. Deze oplossing bevindt zich momenteel in de ontwikkelfase.

Modality past AI toe ter ondersteuning van de supportafdeling

De toepassing moet inkomende supportmails automatisch analyseren en classificeren. Denk hierbij aan het herkennen van metadata zoals klantnaam, type melding, urgentie en verwijzingen naar bestaande meldingen. Daarnaast onderzoeken we hoe AI kan helpen bij het prioriteren en bundelen van gerelateerde mails en het automatisch aanmaken van to-do’s binnen onze projectadministratie.

Het doel hiervan is niet om persoonlijk klantcontact te vervangen, maar juist om supportmedewerkers meer overzicht en structuur te bieden binnen bestaande processen. Hierdoor kunnen meldingen sneller en gerichter worden opgevolgd.

Gericht blijven ontwikkelen
De komende periode blijven we binnen Modality verder onderzoeken hoe AI op een praktische manier kan bijdragen aan bestaande logistieke processen en interne workflows. Sommige toepassingen zullen vooral intern zichtbaar zijn, terwijl andere ontwikkelingen uiteindelijk direct beschikbaar komen binnen onze softwareoplossingen.

Daarbij blijft de focus liggen op toepassingen die daadwerkelijk aansluiten op de dagelijkse praktijk van terminals, vervoerders en logistieke organisaties.

Heeft u vragen over deze ontwikkelingen of wilt u sparren over de mogelijkheden binnen uw organisatie? Uw accountmanager vertelt u graag meer.

Het bericht Van pilot tot praktijk: AI binnen Modality verscheen eerst op Modality.

Het Modality-systeem vanuit TMS- en TOS-perspectief
De processen binnen inland containerlogistiek laten zich functioneel onderverdelen in twee domeinen:

TMS – gericht op transportstromen en administratieve afhandeling
TOS – gericht op terminalbeheer en operationele uitvoering

Binnen Modality vormen beide domeinen geïntegreerde onderdelen van één architectuur. In de volgende alinea’s geven we aan welke functionaliteiten binnen welk domein vallen.

TMS-functionaliteiten binnen Modality
De TMS-functionaliteiten binnen Modality ondersteunen het transportproces van opdracht tot facturatie. Het systeem digitaliseert orderverwerking, planning en administratieve afhandeling, beperkt handmatige invoer en geeft real-time inzicht in de voortgang van transporten, zodat hier proactief op kan worden gestuurd.

Orderinvoer en gegevensverwerking
Klantorders kunnen automatisch worden geregistreerd via EDI- en API-koppelingen, via OCR-herkenning van PDF-documenten of via het klantportaal. De ingevoerde orderdata vormt de basis voor verdere planning en administratie.

Ordergegevens kunnen worden aangevuld met externe informatie, zoals actuele zeeschipdata of statusinformatie. Hierdoor beschikt de planning over actuele en betrouwbare gegevens. De Modality Customer Service Monitor biedt een duidelijk overzicht om de orders met hoge prioriteit beter te kunnen managen en inzicht te verkrijgen in welke data nog ontbreekt.

Customer Service Monitor Modality

Transportplanning
Het Modality-systeem ondersteunt de planning van alle modaliteiten: containervervoer per barge, trein en truck. Zo kan met het systeem onder andere:

• De planning geoptimaliseerd worden m.b.v. algoritmen
• De voortgang van het transport real-time inzichtelijk gemaakt worden via onze mobiele apps (barge-app, truck-app)
• Direct toegang verkregen worden tot getekende documenten, waaronder de e-CMR

Modality ondersteunt het rechtstreeks versturen van EDI-voormeldingen naar zeehaventerminals ter vooraankondiging van het uithalen en aanleveren van containers.

Tarieven en facturatie
Het Modality-systeem optimaliseert zowel de verkoopfacturatie als de controle van de inkoopfacturen. Zo worden er automatisch revenue lines gecreëerd voor ieder transport, op basis van de verkooptarieven. Deze ‘opbrengstenregels’ kunnen weer eenvoudig omgezet worden in facturen. Facturen kunnen bovendien automatisch gegenereerd worden op basis van de voorkeuren van de klant (per boeking, per reis, per maand etc.). Bij het genereren en verzenden van facturen wordt rekening gehouden met de standaarden op gebied van e-facturatie (ZUGFeRD, Peppol, UBL, Invoic).

Wanneer de tarieven van de verschillende vervoerders worden toegevoegd in het systeem, koppelt het Modality-systeem deze inkooptarieven met de verschillende transportregels. De inkoopcontrole voor het uitbesteed vervoer kan op deze manier grotendeels automatisch uitgevoerd worden.

TOS-functionaliteiten binnen Modality
De TOS-functionaliteiten binnen Modality ondersteunen de aansturing, registratie en optimalisatie van terminalprocessen. Het systeem helpt bij het digitaliseren van de dagelijkse terminaloperatie, het minimaliseren van onnodige handlings en het minder afhankelijk maken van individuele werkwijzen.

Onze TOS-functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in de volgende categorieën:

Yard- en stackbeheer
Het Modality-systeem biedt een grafisch overzicht van de terminal, waarin containerposities, stackindeling en beschikbare capaciteit real-time inzichtelijk zijn. Containerbewegingen worden direct geregistreerd, waardoor altijd een actueel overzicht van de terminalvoorraad beschikbaar is.

Dit ondersteunt onder andere:

• Het plannen van efficiënte laad- en losvolgordes
• Het beperken van onnodige handlings
• Het optimaal benutten van beschikbare stackruimte
• Het inzichtelijk maken van de actuele containerstatus

Daarnaast kan binnen het systeem worden gewerkt met vooraf ingestelde stacking rules. Op basis van deze regels krijgen containers automatisch een stack advice, rekening houdend met bijvoorbeeld bestemming, laadvolgorde of type container.

Door deze regels vast te leggen in het systeem ontstaat een consistente werkwijze. De inrichting van de stack is daarmee minder afhankelijk van individuele menselijke keuzes en beter afgestemd op de geplande transportbewegingen.

Het Modality-systeem ondersteunt Yard-en stackbeheer

Gate-control en toegang
Inkomende en uitgaande landzijdige bewegingen worden digitaal geregistreerd via de Gate Control-module. In combinatie met OCR-software worden trucks en containers automatisch herkend en verwerkt binnen het Modality-systeem.

Dit omvat onder andere:

• Automatische registratie van ‘Gate-in’ en ‘Gate-out’-statussen
• Herkenning van kenteken-, chassis- en containernummers via OCR
• Controle van verwachte truck/containercombinaties
• Automatische opening van slagboom of speedgate bij correcte registratie

Naast OCR-oplossingen kunnen zelfbedieningsbalies worden geïntegreerd met de Gate Control-module. Chauffeurs melden zich zelfstandig aan en geven aan of zij een container komen brengen of halen. Het systeem controleert de boeking en verrijkt automatisch de gegevens op basis van de beschikbare orderinformatie.

Operationele ondersteuning via terminalapplicaties
De uitvoering van laad- en losactiviteiten wordt ondersteund via specifieke applicaties voor kraanmachinisten, reachstackerchauffeurs en terminaltrekkerchauffeurs. Deze applicaties zijn direct gekoppeld aan planning en stackinformatie binnen het systeem.

Dit omvat onder andere:

• Weergave van laad- en loslijsten van barges en treinen
• Inzicht in geplande containerbewegingen
• Een zoekfunctie op containerniveau
• Real-time registratie van laad- en losactiviteiten
• Zelfstandige selectie van ritten door terminaltrekkerchauffeurs

Door inzicht in laadvolgordes en stackposities kan de meest gunstige positie worden gekozen en wordt het aantal benodigde handlings beperkt.

Applicaties ondersteunen de laad- en losactiviteiten van onder andere reachstackerchauffeurs

Kadeplanning
Voor terminals die meerdere barges of treinen gelijktijdig ontvangen, ondersteunt het systeem de planning van ligplaatsen en behandeling aan de kade.

Dit omvat onder andere:

• Inzicht in bezetting van ligplaatsen
• Planning van aankomst- en vertrektijden
• Afstemming tussen kadeplanning en stackindeling
• Koppeling met laad- en loslijsten

Hierdoor wordt de beschikbare kadecapaciteit optimaal benut en sluit de planning van de fysieke behandeling aan op de transportplanning.

Douane en aanvullende registraties
Voor terminals met aanvullende activiteiten ondersteunt het Modality-systeem onder meer:

• Entrepot- en douaneadministratie
• Registratie van containerreparaties
• Vastlegging van gasmetingen
• Registratie van inspecties en overige controles

Deze registraties maken onderdeel uit van dezelfde systeemomgeving, waardoor operationele en administratieve gegevens centraal worden beheerd en direct beschikbaar zijn voor rapportage en controle.

TOS en TMS in één systeemomgeving
Binnen Modality zijn TOS- en TMS-functionaliteiten geen losse systemen, maar geïntegreerde onderdelen van één omgeving.

In de praktijk lopen deze domeinen in elkaar over. Veel inland terminals combineren terminalbeheer met eigen vervoer en maken gebruik van zowel TOS- als TMS-functionaliteiten binnen één omgeving. Andersom kunnen vervoerders hun TMS-inrichting uitbreiden met TOS-gerelateerde onderdelen, zoals voorraad- of stackbeheer, wanneer de operatie daarom vraagt.

Doordat informatie één keer wordt vastgelegd en direct doorloopt naar planning, uitvoering en facturatie, ontstaat samenhang in de operatie.

Heeft u vragen over de inrichting van uw huidige systeem of over specifieke functionaliteiten? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon binnen Modality.

Het bericht Het Modality-systeem bekeken vanuit TMS- en TOS-terminologie verscheen eerst op Modality.

Truck operators die containers willen laden of lossen bij de inland terminals ITG Rotterdam, CTVrede Amsterdam en CTVrede Hoogtij kunnen sinds vorig jaar de vooraanmelding via MCA Road van Portbase sturen. De terminals kunnen daarmee het bezoekend truckverkeer beter stroomlijnen, maar ook voor de vervoerder zelf brengt het voormelden via MCA Road voordelen met zich mee. In dit artikel zetten we de voordelen voor beide partijen voor u op een rij.

Voordelen gebruik MCA Road voor inland terminals
Tot voor kort was het alleen voor zeehaventerminals mogelijk om vooraanmeldingen via MCA Road te ontvangen. Bij inland terminals ITG Rotterdam en CTVrede, die veel ‘vreemde’ chauffeurs over de vloer krijgen, ontstond de behoefte om meer inzicht te verkrijgen in de bezoeken van wegvervoerders. Als de terminal op voorhand weet welke vervoerders ze wanneer kan verwachten, kunnen de juiste containers worden klaargezet en het aantal handlings worden verminderd. Ook kan onnodig oponthoud bij de poort, doordat bijvoorbeeld referentienummers niet kloppen of een container nog niet vrijgegeven is, worden voorkomen. Omdat vervoerders bij hun aanmelding een tijdvak of window doorgeven, kan bovendien beter worden ingespeeld op pieken in het bezoekend verkeer.

Voordelen gebruik MCA Road voor truck operators
Veel wegvervoerders zijn al bekend met het versturen van een voormelding via MCA Road voor het afhalen en inleveren van containers bij zeehaventerminals. Wanneer de vervoerder een ‘handling-request’ instuurt, worden erna automatisch updates verzonden wanneer er een wijziging in de status van de voorgemelde container is. Een wegvervoerder kan er zo zeker van zijn dat een container daadwerkelijk vrijgesteld is, wanneer hij of zij deze komt halen. Bij het sturen van de definitieve voormelding geeft de truck operator een tijdsindicatie voor het bezoek aan en ontvangt dan het TAR-nummer (Truck Appointment Registration). Het TAR-nummer vormt de afspraakbevestiging en is geldig voor de gehele dag. CTVrede stelt het gebruik van de TAR-code verplicht. Ook werkt CTVrede met EAN-validatie aan de gate. Het EAN-nummer is een uniek nummer dat gekoppeld is aan de vervoerder. Dit betekent dat wanneer het transport wordt uitbesteed aan een andere vervoerder, in de vooraanmelding de uiteindelijke vervoerder met het juiste bijbehorende EAN-nummer doorgegeven moet worden. Deze controlemethode wordt ook bij ECT al toegepast.

ITG Rotterdam stelt het gebruik van de TAR-code overigens nog niet verplicht. Bij CTVrede is een TAR-nummer vanaf begin dit jaar wel verplicht voor alle terminalbezoeken.

Bij CTVrede is een TAR-nummer vanaf begin dit jaar wel verplicht voor alle terminalbezoeken.

Intensief testproces met Portbase en terminal
Het gebruik van MCA Road voor het ontvangen van vooraanmeldingen biedt inland terminals die weinig inzicht hebben in bezoekend truckverkeer dus de nodige voordelen. Voordat hier gebruik van gemaakt kan worden, moeten zowel de terminal als de softwareleverancier door Portbase gecertificeerd worden. Het gaat hier om de combinatie van de terminal en de softwareleverancier. Bij iedere nieuwe terminal die gebruik wil maken van MCA Road moet het testproces met Portbase opnieuw worden afgerond, verschillende testscenario’s worden doorlopen. Dit is een langdurig traject, maar zorgt na livegang voor een veel efficiënter aanmeld- en afhandelingsproces van het truckverkeer, omdat alle mogelijke situaties vooraf goed zijn getest.

Wilt u meer weten over het versturen van voormeldingen via MCA Road? Wij vertellen u graag de details en kunnen u begeleiden in het proces!

Het bericht Inland terminals ontvangen truck voormeldingen via MCA Road verscheen eerst op Modality.

De afgelopen tien jaar is de vraag naar onze webapplicaties en daarmee de ontwikkeling ervan explosief gegroeid. Zo zijn containerterminals webapplicaties gaan gebruiken ter ondersteuning van de terminaloperatie en ook is er veel vraag naar webapplicaties die ondersteunend zijn aan het transportproces of de customer service activiteiten. Onze webafdeling werkt dan ook continu aan het ontwikkelen van nieuwe applicaties en het optimaliseren en standaardiseren van de bestaande applicaties. In dit artikel geven we aan welke webapplicaties nieuw zijn ontwikkeld en welke verbeteringen aan bestaande applicaties zijn doorgevoerd.

Webapplicaties voor customer service, transport en terminaloperatie
Binnen onze webapplicaties maken we onderscheid tussen applicaties voor transportondersteuning, applicaties voor de ondersteuning van de terminaloperatie en commerciële webapplicaties. Webapplicaties voor de ondersteuning van de terminaloperatie worden grotendeels gebruikt door de medewerkers in de buitenoperatie. Onze kraan- en reachstacker applicaties zijn hier goede voorbeelden van. Webapplicaties die het transportproces ondersteunen zijn bijvoorbeeld onze barge-app en truck-app. Een voorbeeld van een commerciële webapplicatie is onze Client Portal, die ervoor zorgt dat klanten op een eenvoudige manier data kunnen delen met hun opdrachtgevers.
Onze webafdeling is achter de schermen continu bezig met het ontwikkelen van nieuwe webapplicaties en het verder standaardiseren en optimaliseren van bestaande applicaties. Recent heeft dit geleid tot het beschikbaar maken van ons grafisch terminaloverzicht in web, hebben we een truck-order webportaal ontwikkeld voor het verkrijgen van statusinformatie van uitbestede transporten aan externe vervoerders en ook zal onze Modality-projectadministratie binnenkort een upgrade ondergaan.

Grafisch terminaloverzicht
Het grafisch terminaloverzicht is een duidelijk visueel overzicht van de actuele containervoorraad geregistreerd binnen het Modality-systeem. Gebruikers kunnen zo in één oogopslag de stackposities en de actuele containervoorraad zien. Het grafisch terminal- of grafisch stackoverzicht was al langere tijd beschikbaar als geïntegreerde module binnen onze kantoorapplicaties. Sinds een jaar is het grafisch overzicht ook volledig beschikbaar in web, waardoor de buitenoperatie deze module op een mobiel apparaat kan gebruiken. Met de ontwikkeling van de webvariant zijn gelijk een aantal aanpassingen doorgevoerd. Zo is het mogelijk om in te zoomen op de verschillende stacks en zijn er views beschikbaar waarbij de datawaarde binnen de getoonde containers aangepast kan worden. Zo kunnen bijvoorbeeld de containernummers worden weergegeven of juist containertypen. Zowel de binnen- als de buitenoperatie werken voor wat betreft het grafisch overzicht in dezelfde module. Wordt het grafisch terminaloverzicht opgestart vanuit het kantoorsysteem, dan wordt de gebruiker doorgelinkt naar de webapplicatie. Naast het huidige terminaloverzicht, waarin wij de volledige terminal-layout bouwen op basis van specificaties van onze klanten, is er nu ook een module beschikbaar waarmee een grafisch terminaloverzicht zelfstandig vanaf nul getekend en opgebouwd kan worden. Ieder element (stack, gebouw water, spoort weg, bolder, etc.) kan door klanten zelf worden ingetekend. Deze applicatie is met name geschikt voor containerterminals waarbij de stackindeling regelmatig verandert.

Met het grafisch terminaloverzicht zijn in een oogopslag de actuele containervoorraad en stackposities zichtbaar

Truck-order webportaal & truck-app
Het truck-order webportaal is ontwikkeld vanuit de behoefte inzicht te verkrijgen in de voortgang van uitbesteed vervoer. Eigen chauffeurs maken gebruik van de truck-app voor het ophalen van ritinstructies, het bevestigen van verschillende statusmomenten en het uploaden van getekende documenten. De truck-app communiceert alle data direct met de Modality kantoorapplicatie zodat de planning een real-time inzicht heeft in de voortgang van het transport. Wordt het transport uitbesteed aan een externe vervoerder, dan ontbreekt deze real-time data. Het truck-order webportaal zorgt ervoor dat externe chauffeurs eenvoudig kunnen inloggen en statusmomenten kunnen bevestigen. Vanuit de truckplanning wordt een truck-order gegenereerd met daarop een QR-code. De chauffeur scant deze QR-code en komt op het webportaal terecht. Naast het bevestigen van de verschillende statusmomenten van het transport kan de chauffeur via het webportaal ook documenten uploaden.

Optimalisatie projectadministratie
Ook onze projectadministratie wordt momenteel verder geoptimaliseerd. Klanten maken veelvuldig gebruik van de projectadministratie voor het doorgeven van systeemwensen en -problemen en het prioriteren van eerder gemelde ontwikkelpunten. In het eerste kwartaal van dit jaar staat een update gepland waarbij de chatfunctie is verbeterd en de gebruiksvriendelijkheid is vergroot. Na het doorvoeren van deze update nemen we met een aantal klanten contact op om gezamenlijk aan een verdere optimalisatie van onze projectadministratie te werken.

Wilt u meer weten over de webapplicaties die in dit artikel genoemd worden of bent u benieuwd naar onze andere automatiseringsoplossingen in web? Onze salesafdeling legt u graag de mogelijkheden uit! Neem direct contact op via onderstaand formulier of via sales@modality.nl.

Het bericht Webapplicaties voor ondersteuning customer service, transportuitvoering en terminaloperatie verscheen eerst op Modality.

Gebruik Client Portal draagt bij aan een gestroomlijnd en duurzamer proces
Voor het interview worden we uitgenodigd op kantoor bij Ricoh Europe SCM (hierna Ricoh) in Bergen op Zoom. Vanuit deze locatie worden alle supply chain activiteiten voor de regio EMEA (Europe, Middle East & Africa) georganiseerd. Sinds begin van dit jaar laat Ricoh alle containerstromen via de terminal van BTT Multimodal Container Solutions (hierna BTT) in Bergen op Zoom lopen. De overstap naar BTT zorgt ervoor dat Ricoh meerdere voordelen ervaart.

Martijn: “We hebben de overstap naar BTT gemaakt om meerdere redenen. Naast dat BTT een professionele organisatie is met geavanceerde terminals, zijn voor ons de bargecapaciteit dankzij het partnernetwerk en de sterke IT-infrastructuur die hierachter zit de belangrijkste overwegingen geweest.”

Deze IT-infrastructuur zorgt ervoor dat Ricoh het eigen interne proces ook verder kan optimaliseren. Bij Ricoh wordt de ‘inbound flow’, ofwel de inkomende containerstromen, gemonitord via het Modality Client Portal. Waar voorheen meerdere bronnen geraadpleegd moesten worden om ETA’s van zeeschepen in kaart te brengen, kunnen de Ricoh-medewerkers deze ETA’s eenvoudig in de omgeving van het Client Portal terugvinden.

Martijn: “We gebruiken het portaal nu als ‘single source of truth’. Mede hierdoor hebben we een FTE (Full Time Equivalent) kunnen besparen.”

BTT deelt bovendien de ETA’s op de terminal in Bergen op Zoom via het Client Portal. Deze transparantie in het (barge)planningsproces in combinatie met de vaste vaarschema’s van de West-Brabant Corridor, het partnerschap waarin de bargecapaciteit van de verschillende deelnemende partijen gebundeld wordt, zorgt ervoor dat Ricoh steeds meer kan vertrouwen op data in het portaal.

Martijn: “De kracht van het portaal is de inzichtelijkheid in het planningsproces van BTT. De ETA bij BTT is voor ons essentieel. Doordat wij in een vroeger stadium weten wanneer een container op de inlandterminal aankomt, doen zich minder ad hoc leveringen voor en kunnen wij veel meer containers per barge laten vervoeren. Zo hebben we het aantal containers dat per truck vervoerd wordt kunnen terugbrengen van 10% naar 3% (!). Het proces is daarmee stabieler en duurzamer geworden.”

Positief doorwerkeffect informatie-uitwisseling zorgt voor vermindering aantal handlings
Doordat Ricoh al in een vroeg stadium de beschikbaarheid van de containers kan inzien, zijn zij in staat verder vooruit te plannen en tijdig in te spelen op probleemsituaties. Daarnaast worden verschillende prioriteringen toegekend aan de containers en gecommuniceerd met BTT en ook wordt de verwachte losdatum al eerder toegekend.

Sjoerd: “Doordat Ricoh dankzij deze inzichten nauwkeuriger plant, kunnen wij optimaal stacken en daarmee het aantal handlings verminderen.”

BTT: het delen van data resulteert in een nauwkeurige planning en uiteindelijk in een vermindering van het aantal handlings

Zo weet de planning van BTT de losdatum van de container nog voordat de barge is gearriveerd bij de terminal in Bergen op Zoom en kunnen containers zo optimaal mogelijk weggezet worden.
BTT & Ricoh kiezen er bovendien voor het gebruik van de e-CMR te integreren in het Client Portal. Ricoh geeft de doknummers door op de dag van lossing. Chauffeurs hoeven nu niet meer te stoppen bij de chauffeursbalie op het terrein van Ricoh. De e-CMR wordt direct na lossing via het portaal ondertekent. Ricoh heeft toegang tot de getekende documenten via het portaal en BTT weet wanneer de container leeg is en retour gehaald kan worden.

Sjoerd: “Voor ons vormt een getekend document het signaal dat een container gelost is en weer leeg opgehaald kan worden. Dit tijdig ‘leeg melden’ vormt bij sommige klanten een uitdaging maar in de samenwerking met Ricoh in combinatie met het Client Portal loopt dit fantastisch.”

Op deze manier verloopt niet alleen het importproces soepeler, maar ook de afhandeling van de documentatie en het ophalen van de lege containers.
Doordat Ricoh vroegtijdig informatie deelt, kan BTT beter inspelen op de vraag en zo de bargecapaciteit op- of juist afschalen.

De voordelen van het gebruikersbeheer van het Client Portal
Bij BTT maakt zo’n 75% van het klantenbestand gebruik van het Client Portal. De verschillende rechten per gebruiker maken het mogelijk dat ook andere stakeholders (anders dan debiteuren) toegang hebben tot de informatie die voor hen relevant is. Verschillende betrokken partijen uit de logistieke keten kunnen zo zelf de voortgang monitoren. Zo vindt er minder communicatie plaats via e-mail en telefoon en worden customer service en planning verlicht. Klanten die niet volgens een vast format werken kunnen de boekingsfunctie gebruiken van het Client Portal.
Het gebruik van het Client Portal sluit zo naadloos aan op de filosofie van BTT.

Sjoerd: “Wij geloven in transparantie en het tijdig delen van data. De samenwerking met Ricoh vormt een mooi voorbeeld van hoe wederzijdse informatie-uitwisseling leidt tot een gestroomlijnd en effectief proces aan beide zijden.”

Wilt u ook gebruik maken van de voordelen van onze Client Portal? Onze salesafdeling vertelt u graag over de mogelijkheden! Neemt u direct contact op met onze salesafdeling via sales@modality.nl of via +31 (0)180 531 035.

Het bericht Ricoh en BTT: de kracht van datadeling via het Client Portal verscheen eerst op Modality.

Het bericht Vertrouwensketen & CPu: doorgave release per haven uitgelegd verscheen eerst op Modality.

Voordelen van de huidige truck-app voor planning
De truck-app in zijn huidige vorm biedt voordelen voor zowel de chauffeur als voor de planning op kantoor. Voor kantoor zijn de voordelen van het werken met de truck-app het grootst. De planner stuurt de ritten voor die dag naar de betreffende chauffeur die zijn ritten kan inzien in de app. De chauffeur bevestigt tijdens de rit de statusmomenten via zogenoemde ‘time-stamps’. Dat wil zeggen dat de chauffeur iedere aankomst, vertrek, lading en lossing via de app doorgeeft. Op kantoor kunnen ze hierdoor zien wanneer een chauffeur arriveert op de bestemming, wanneer de container gelost is enzovoorts. De planning heeft hiermee een actueel inzicht in de voortgang van het transport. Door het werken met de time-stamps, is het mogelijk het Modality-systeem automatisch wachturen te laten berekenen. Omdat de chauffeur papieren digitaal kan laten ondertekenen, hebben de collega’s op kantoor direct toegang tot getekende CMR’s. Ritten kunnen zo sneller worden afgerekend en documenten hoeven niet meer handmatig gescand en aan het juiste ritdossier gekoppeld te worden. Ook kunnen planners aanvullende informatie die de chauffeur invoert in de app, bijvoorbeeld het containernummer bij leeg uithalen en het zegelnummer en gewicht na laden, direct via het Modality-systeem doorgeven aan de klant. Sommige klanten vinden het prettig op een grafische kaart de locatie van de verschillende chauffeurs te volgen. In die gevallen downloaden chauffeurs onze connect-app op hun telefoon of tablet. De connect-app geeft de locatie van het mobiele apparaat door aan een website waarop niet alleen de locatie van chauffeurs op een kaart wordt getoond, maar bijvoorbeeld ook de rijsnelheid en andere voorkeursinstellingen.

Voordelen van de huidige truck-app voor chauffeurs
Hoewel het werken met een app voor sommigen nog wennen is, biedt de truck-app ook voor chauffeurs een aantal voordelen. Waar voorheen ritinstructies per mail of per sms verstuurd werden, wordt de gedetailleerde ritinformatie nu overzichtelijk weergegeven binnen één digitale omgeving. De chauffeur kan eenvoudig aanvullende informatie zoals een containernummer invoeren. De chauffeur ziet in de app dus niet alleen laad- en losadressen, maar ook kenmerken van de lading en containerdetails en overige zaken die betrekking hebben op een rit. Ook is er de mogelijkheid om te chatten met kantoor, kan de chauffeur via de app file of vertraging melden en zelfstandig EDI-voormeldingen sturen. Deze laatste optie is vooral prettig wanneer de chauffeur buiten kantooruren ritten aan het uitvoeren is en zo niet afhankelijk is van de planning om een voormelding te versturen. Bovendien kan de chauffeur, in combinatie met een E-CMR module, vrachtbrieven digitaal laten ondertekenen. Wat er weer voor zorgt dat er minder geprinte papieren meegenomen hoeven worden en de kans dat onderweg documenten beschadigen of kwijtraken wordt geminimaliseerd.

Functionaliteiten van de huidige truck-app opgesomd
Samengevat biedt de huidige truck-app onder andere de volgende functionaliteiten:

Verdere optimalisatie truck-app
De huidige truck-app blijft voortdurend in ontwikkeling dankzij de feedback die we van gebruikers ontvangen. Momenteel wordt de userinterface verbeterd, zodat chauffeurs minder stappen hoeven te bevestigen en minder menu’s hoeven te doorlopen. Daarnaast wordt er gewerkt aan de ontwikkeling van een ‘native’ truck-app. Deze native truck-app wordt ontwikkeld voor IOS (Apple) en Android (o.a. Samsung). De app kan de functies van een telefoon of tablet direct aanspreken en zodoende onder andere gebruik maken van de GPS-functie. Klanten die met de grafische kaart werken hoeven daarmee geen gebruik meer te maken van onze connect-app. De connectiviteit van de app zal hiermee verbeteren en ook wordt het installeren makkelijker. Dit installatiegemak is vooral prettig wanneer veel buitenlandse chauffeurs worden ingezet om ritten uit te voeren.

Maakt u nog geen gebruik van de truck-app en wilt u ook graag de voordelen ervaren? Vraag dan direct een offerte aan via sales@modality.nl!

NB Wanneer de native app beschikbaar is, worden bestaande gebruikers benaderd om de overstapmogelijkheden te bespreken.

Het bericht De truck-app: Verhoogde efficiëntie in containervervoer verscheen eerst op Modality.

Er zijn verschillende typen softwareoplossingen beschikbaar om processen binnen achterland containerlogistiek te optimaliseren en te automatiseren. Zo is er verschil in techniek, bijvoorbeeld applicaties die via een webbrowser toegankelijk zijn of applicaties die toegankelijk zijn via een windows-client. Ook is er keuze uit standaardsoftwarepakketten, de zogeheten SaaS-oplossing (Software-as-a-Service), maatwerk of een combinatie van beiden. En dan zijn er ook nog verschillen in servers waar de software op gehost wordt. In dit artikel lichten we toe hoe onze producten zijn opgebouwd, waarom we bewust voor dit type productaanbod kiezen, in welke voordelen deze combinatie van producttypen resulteert en ook leggen we uit wat onze visie is voor de toekomst.

Eisen vanuit de markt
De markt van inland containerlogistiek heeft de afgelopen 25 jaar een indrukwekkende groei doorgemaakt. In 2022 is er volgens het Havenbedrijf 15 miljoen teu overgeslagen in de Rotterdamse haven. In 1998 bedroeg dit nog 2.9 miljoen teu (Bron: Nieuwsblad Transport). Om in te kunnen spelen op deze groei hebben inland containerterminals en vervoerders de afgelopen decennia terreinen uitgebreid, apparatuur gemoderniseerd, wagenparken vergroot, nieuwe medewerkers aangetrokken etc. Bovenal is er de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in digitalisering en automatisering. Des te sneller de groei van de organisatie en des te groter de omvang, des te meer eisen er worden gesteld aan de digitale infrastructuur en daarmee ook aan software en hardware. Bij Modality hebben we gemerkt dat wanneer het om software gaat, onze klanten de volgende zaken belangrijk vinden:

• Aansluiting bij de bedrijfsprocessen
  De software moet aansluiten bij de specifieke processen van onze klant. Daarnaast moet er bij de ontwikkeling van de software rekening gehouden worden met de wensen van de klanten van onze klant, de infrastructuur van de terminal en specifieke vergunningen en/of diensten.
• Stabiliteit
  De software moet stabiel zijn. Een klant wil erop kunnen vertrouwen dat zijn software 24/7 ‘in de lucht’ ofwel beschikbaar is.
• Veiligheid
  De software moet goed te beveiligen zijn. Bedrijfsgevoelige informatie moet zo goed mogelijk afgeschermd zijn tegen niet-geautoriseerde toegang.
• Gebruiksvriendelijkheid
  De software moet gebruiksvriendelijk zijn. Nieuwe medewerkers moeten het werken met de software zich snel eigen kunnen maken.
• Aanpasbaarheid
  De software moet snel aangepast kunnen worden om in te spelen op ontwikkelingen binnen de markt.
• Schaalbaarheid
  De software moet kunnen opschalen of afschalen bij groei of krimp van bepaalde bedrijfsactiviteiten.
• Prijs-kwaliteitverhouding
  De software moet een goede prijs-kwaliteitverhouding hebben.
• Toekomstbestendigheid
  De software moet toekomstbestendig zijn. De gebruikte technologie moet ook op langere termijn aan de klantbehoefte kunnen voldoen.

Als softwareleverancier zijn we continu bezig producten te ontwikkelen waarmee we aan zoveel mogelijk klantwensen tegemoetkomen enerzijds en anderzijds rekening houden met ontwikkelingen op IT-gebied. Onze Research & Development (R&D) -afdeling toetst onze producten op de volgende criteria:

1. Kunnen we functioneel alle gevraagde systeemfuncties programmeren met onze software?
2. Kunnen we technisch alle gewenste systeemkoppelingen programmeren met onze software?

Gebruiksvriendelijkheid, snelheid en aansluiting met de laatste techniek zijn belangrijke waarden bij de ontwikkeling van onze producten.

Modality productaanbod
Modality levert “standaard-op-maat” software voor haar klanten. Hier bedoelen we mee dat de functies in de hoofdprocessen voor zo’n 80% ondersteund worden door standaard systeemfuncties en standaard EDI-koppelingen. De overige 20% vormt maatwerk gerelateerd aan klantspecifieke wensen, denk bijvoorbeeld aan wensen vanuit de klanten van onze klant of wensen die betrekking hebben op de infrastructuur van de terminal. Onze softwareoplossingen zijn per klant uniek en bestaan vaak uit een hoofdapplicatie (het kernsysteem) en webapplicaties die als verschillende modules gekoppeld zijn aan de hoofdapplicatie. Het kernsysteem of de hoofdapplicatie is toegankelijk via een windows-client, de webapplicaties zijn toegankelijk via een browser. De kernsystemen draaien altijd op een server van de klant. Deze server kan zich bevinden op de locatie van de klant (on-premise) of de server wordt gehost in een datacenter (private-cloud). In beide gevallen is de server van de klant en wordt deze niet gedeeld met andere partijen, zoals bij een 100%-webapplicatie vaak het geval is. De aanvullende webmodules die we bij Modality ontwikkelen kunnen eveneens geïnstalleerd worden op de eigen server van de klant, of klanten kunnen de hosting bij ons onder brengen.

Voordelen standaard-op-maat software
De combinatie van standaardmodules aangevuld met maatwerkfunctionaliteiten is een bewuste productkeuze. De combinatie van beide producttypen zorgen ervoor dat we aan zoveel mogelijk klantwensen tegemoet kunnen komen. Zo zijn de hoofdprocessen voor iedere klant grotendeels gelijk (denk aan de modules orderinvoer, planning, facturatie etc.) en zorgt het gebruik van shared source (gedeelde broncode) ervoor dat onze systemen schaalbaar zijn en er relatief snel op nieuwe ontwikkelingen ingespeeld kan worden, denk hierbij bijvoorbeeld aan Melding Container Achterland (MCA) van Portbase. Ook kunnen we eenvoudig het aantal gebruikers uitbreiden, nieuwe locaties aansluiten en EDI-koppelingen toevoegen. We zeggen hierbij ‘relatief’ snel omdat het aanpassen van individuele systemen nu eenmaal meer tijd kost dan wanneer je de programmeercapaciteit volledig in kan zetten op één systeem, zoals bij standaardpakketten het geval is. Echter merken we dat klanten vaak individuele urgente wensen hebben, zoals het ontwikkelen van een API-koppeling met het systeem van een nieuwe klant. Wanneer we voor een standaardpakket zouden kiezen, dan wordt pas aan een nieuwe koppeling geprogrammeerd wanneer hier voldoende vraag naar is en moeten klanten wachten op de releasedatum.
Het maatwerkdeel zorgt ervoor dat het systeem volledig is gericht op de processen van de individuele klant en alle functionaliteiten volledig benut worden (in tegenstelling tot het gebruik van standaardsoftwarepakketten, waarbij niet alle functionaliteiten voor iedere Modality-klant relevant zijn). Doordat het systeem volledig is ingericht op de processen van de individuele klant en systeemfuncties zijn opgebouwd zodat het de volgorde van werken van een specifieke klant ondersteunt, wordt het systeem door gebruikers vaak als gebruiksvriendelijk ervaren. Ook ervaren onze klanten onze prijs-kwaliteit verhouding als goed, omdat ze alleen betalen voor functionaliteiten waar ze daadwerkelijk gebruik van maken.

Voordelen gebruik combinatie object-oriented- en webontwikkeltools
Onze hoofdapplicaties ontwikkelen wij in Delphi. Dit is een zogenaamde ‘object-oriented’ ontwikkeltool. Qua ontwikkelsnelheid, overzichtelijkheid en beheersbaarheid vormt Delphi nog steeds een prima ontwikkeltool om onze kernapplicaties mee uit te breiden en te onderhouden. De user interface, ofwel de gebruikersomgeving waarin onze klanten werken, kan voor sommige van onze klanten wat minder modern aanvoelen ten opzichte van user interfaces binnen webapplicaties, maar biedt op technisch gebied momenteel nog steeds meer mogelijkheden dan de meeste webontwikkeltools. Zo kunnen we in Delphi technisch hoogstaande planningsschermen bouwen die over meerdere schermen uitgelijnd worden. Een techniek die heel prettig is voor een planner om mee te werken, maar wat binnen een webomgeving wat lastiger te realiseren is. Je bent namelijk beperkt tot de mogelijkheden en onmogelijkheden die een internetbrowser biedt. Uiteraard biedt het werken met webapplicaties ook voordelen. Om in te kunnen loggen op onze hoofdapplicatie, heb je hardware nodig. Toegang tot ons systeem wordt verkregen via de windows-client die geïnstalleerd is op een lokale pc. Voor toepassingen waarbij het prettig is om mobiel te zijn, zoals bijvoorbeeld bij een kraanapplicatie of truck-app het geval is, is het handiger om met een webapplicatie te werken. Om toegang te verkrijgen tot de webapplicaties is een internetverbinding op een mobiel device voldoende. Ook kun je met webapplicaties data ontsluiten voor externe partijen, denk bijvoorbeeld aan het toegang geven van klanten tot een Client Portal.
Het combineren van verschillende ontwikkeltools, zorgt ervoor dat we voor iedere toepassing van onze klanten een geschikte oplossing kunnen bieden. Bovendien zorgt het werken met verschillende tools ervoor dat we verschillende soorten specialisten in huis hebben en niet afhankelijk zijn van één bepaalde programmeertaal. Dat maakt dat we niet alleen vandaag de dag flexibel zijn in het leveren van verschillende typen softwareoplossingen, maar ook in de toekomst makkelijk mee kunnen bewegen wanneer nieuwe technieken in opkomst zijn. Overigens zijn beide typen applicaties gekoppeld aan een centrale database. De kwaliteit van de database in combinatie met de kwaliteit van onze applicaties (oftewel hoe goed het is geprogrammeerd), zorgt voor stabiele software die 24/7 toegankelijk en operationeel is.

Gebruik Modality kernapplicatie

Voordelen server in eigen beheer
Zowel onze hoofdapplicatie als de aanvullende webmodules worden geïnstalleerd op de server van onze klanten. Deze server wordt dus alleen door de klant zelf in gebruik genomen en wordt niet gedeeld met andere partijen, zoals bij de meeste 100%weboplossingen het geval is. Het in eigen beheer hebben van een server zorgt ervoor dat de veiligheid beter beheersbaar is voor onze klanten. Ook zijn applicaties waarbij de toegang wordt verschaft via een windows-client model, zoals bij onze hoofdapplicaties het geval is, gemakkelijker te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang van buitenaf dan bij webapplicaties het geval is. Vanuit het oogpunt veiligheid is een 100%webapplicatie zeker niet altijd een ideale oplossing.

Productontwikkeling met oog op de toekomst
De meeste systemen van Modality-klanten zijn inmiddels meer dan 20 jaar in ontwikkeling. Dat betekent dat er een enorme ‘legacy’ is opgebouwd in de afgelopen jaren. Met systemen waarin meer dan 20 jaar maatwerkwensen en kennis is gestopt, stap je niet zomaar even over op een andere techniek. Omdat we met gebruik van de huidige technieken nog steeds aan de belangrijkste klantwensen kunnen voldoen, is dat tot op heden ook niet noodzakelijk geweest. Als softwareleverancier wil je wel flexibel kunnen overschakelen op een andere techniek, wanneer deze techniek beter aan de wensen van de klant voldoet. Onze jarenlange kennis heeft ervoor gezorgd dat we als geen ander weten waar deze behoeften liggen en wat voor producten er nodig zijn om het beste aan deze behoeften te kunnen voldoen. Nu en in de toekomst. De combinatie van producten die we aanbieden voldoet vandaag de dag het beste aan deze klantbehoefte, zowel op functioneel als technisch gebied. Met oog op de toekomst zien we wel een belangrijke verandering. Niet zozeer binnen de markt van inland containerlogistiek, maar wel als het gaat om onderwijs dat verricht wordt op IT-gebied. Wij houden nauw contact met opleidingsinstituten waar Informatica en Software Engineering onderwezen wordt. Een tendens die we daar zien is dat studenten tegenwoordig alleen nog opgeleid worden om in webprogrammering. In 2015 hebben we met oog op deze ontwikkelingen onze webafdeling opgericht. Deze bestaat inmiddels uit een volwaardig team dat naast het ontwikkelen van onze diverse webapplicaties ook bezig is met de ontwikkeling van een 100%webmodule. Begin 2024 verwachten we te kunnen starten met het testen van de eerste pilotversie. Belangrijke kanttekening hierbij is dat we deze producten pas in de markt gaan zetten, wanneer we echt zeker weten dat we de gevraagde veiligheid, techniek en functionaliteiten kunnen waarborgen en onze klanten de kwaliteit kunnen leveren die ze van ons gewend zijn. Tot die tijd blijft onze R&D-afdeling webproducten aanvullend aan onze hoofdapplicaties ontwikkelen.

Samengevat; de voordelen van het Modality-systeem
Het Modality-systeem, waarbij gebruik wordt gemaakt van een combinatie van maatwerksoftware en standaardmodules en waarbij de hoofdkantoorapplicatie is gekoppeld aan verschillende webapplicaties, resulteert in de volgende voordelen:

• Het systeem is volledig ingericht op de processen van de individuele klant waardoor de verschillende functionaliteiten optimaal benut worden
• Het systeem wordt als gebruiksvriendelijk ervaren doordat functionaliteiten zijn afgestemd op klantspecifiek gebruik
• Doordat het systeem grotendeels is opgebouwd uit standaardmodules kan er makkelijk opgeschaald worden; denk aan het toevoegen van nieuwe gebruikers, het aansluiten van nieuwe locaties of het toevoegen van EDI-koppelingen
• De mogelijkheid tot maatwerk zorgt ervoor dat systemen relatief snel kunnen worden aangepast wanneer bijvoorbeeld nieuwe koppelingen nodig zijn en er niet gewacht hoeft te worden op een marktbrede releasedatum
• Het systeem is stabiel door goede kwaliteit software en database
• Voor iedere toepassing is een geschikte oplossing. Is veiligheid belangrijk? De hoofdapplicatie is goed te beveiligen. Is mobiliteit belangrijk? Van de webapplicaties kun je eenvoudig gebruik maken met behulp van een mobile device en een goede internetverbinding
• De verschillende applicaties worden op servers geïnstalleerd die door de klant in beheer zijn. Veiligheid en controle over data kan hiermee beter worden gewaarborgd

Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen over ons productaanbod? Of over het verschillen tussen onze systemen en alternatieve oplossingen binnen de markt? Wij beantwoorden uw vragen graag! U kunt direct contact met ons opnemen via management@modality.nl of via +31 (0) 180 531 035.

Het bericht Optimaliseer met hybride software: webapplicaties vs. lokale apps, standaard vs. maatwerk verscheen eerst op Modality.

Optimalisatie containerlogistiek: vier hoofdactiviteiten
Het vervoer van en naar het achterland, inclusief op- en overslag, kan zoals gezegd onderverdeeld worden in een viertal hoofdactiviteiten. Deze hoofdactiviteiten bestaan weer uit een combinatie van interne en externe processen. Verschillende afdelingen zijn bij deze processen betrokken. Van customer service tot planning, van operationele uitvoering tot facturatie. Van het invoeren van de order tot het versturen van de uiteindelijke factuur. Binnen dit logistieke proces onderscheiden we de volgende hoofdactiviteiten:

1. Order entry (orderverwerking)
2. Transport planning (transportplanning)
3. Transport execution (transport uitvoering inclusief terminal operatie)
4. Cost control & invoicing (inkoop controle & facturatie)

Deze activiteiten zijn grotendeels gelijk, of het nu gaat om terminalactiviteiten of containervervoer per truck, barge of rail. In de volgende alinea’s leggen we per hoofdproces uit welke activiteiten geautomatiseerd kunnen worden.

1. Optimaliseren order entry en overige customer service-activiteiten
De order entry, oftewel het invoeren van alle klantorders, valt vaak onder de verantwoordelijkheid van de afdeling customer service. Naast het invoeren van de orders zorgen customer service-medewerkers (hierna cs-medewerkers) ervoor dat vrachtpapieren en douanedocumentatie tijdig in orde gemaakt worden, bewaken ze transport- en leveringsdeadlines en houden ze de klant op de hoogte van de voortgang van het transport en de beschikbaarheid van de container. Ook kan het voorkomen dat een klant behoefte heeft aan additionele diensten. Hierbij kunt u denken aan het verrichten van gasmetingen, het controleren van de temperatuur van reefer containers of het bijhouden van administratie met betrekking tot het opslaan en vervoeren van gevaarlijke goederen. Customer service-medewerkers zien erop toe dat deze additionele diensten goed geregistreerd worden en alle data compleet is.
Binnen de werkzaamheden van cs-medewerkers kunnen een aantal zaken volledig of deels geautomatiseerd en eenvoudiger gemaakt worden. Zo kan de order entry of orderinvoer volledig geautomatiseerd worden. Hier zijn een aantal verschillende manieren voor. Welke manieren dit zijn kunt u lezen in ons artikel: ‘Vier manieren om opdrachtverwerking binnen de intermodale containerlogistiek te optimaliseren’.

Het automatiseren van de orderinvoer zorgt ervoor dat customer service-medewerkers zich kunnen focussen op het anticiperen op afwijkingen en het monitoren van de voortgang van een order. Ontbreekt er data? Dan kan een cs-medewerker in een vroeg stadium contact opnemen met de klant. De Modality Customer Service Monitor biedt een duidelijk overzicht om de orders met hoge prioriteit beter te kunnen managen en inzicht te verkrijgen in welke data nog ontbreekt. Met de Modality Client Portal, een webportal met realtime weergave, kan de cs-medewerker de klant inzicht geven in de voortgang van het transport en hoeft dit niet meer telefonisch of per e-mail te gebeuren. De Client Portal kan overigens ook gebruikt worden om een klant direct orders in te laten voeren en kan op die manier ook ondersteunen bij verdere automatisering van de orderverwerking.

Customer Service Monitor Modality

Biedt de terminal ook Value Added Logistics aan? Dan kunnen verschillende activiteiten (automatisch) geregistreerd worden. Onze Maintenance & Repair (M&R) -module biedt ondersteuning bij de administratie rondom reparatie van containers. Zo kunnen met de M&R-module ‘estimates’ gegenereerd worden en kunnen deze estimates via EDI automatisch verstuurd en goedgekeurd worden. Ook kunt u met een door ons ontwikkelde webapplicatie eenvoudig met behulp van een tablet de temperatuur van reefer containers controleren en monitoren. De koppeling tussen onze gasmeetmodule en het systeem van EWS zorgt ervoor dat containerlocaties real-time worden gedeeld met EWS en de gasvrijverklaring na het verrichten van de gasmeting automatisch aan de containerregel gekoppeld wordt.

Wanneer we het hebben over het optimaliseren van logistieke processen, bedoelen we niet alleen dat we processen efficiënter kunnen maken, maar ook veiliger. Moderne communicatietechnologieën zorgen ervoor dat een vrijgaverecht op een beveiligde manier kan worden doorgegeven, bijvoorbeeld door middel van blockchaintechnologie. Koppelingen tussen het Modality-systemen en systemen zoals bijvoorbeeld Certified Pick up (CPu) en Secure Container Release (SCR) zorgen ervoor dat het vrijgaverecht via ons systeem op een beveiligde manier kan worden doorgegeven en de kans op fraude wordt geminimaliseerd.

2.Optimaliseren transport planning
Het plannen van containervervoer behelst meer dan alleen zorgen dat een container zo efficiënt mogelijk van zeehaven naar laad-/losadres en omgekeerd getransporteerd wordt. Een planner heeft bij het maken van de planning te maken met verschillende factoren. De Estimated Time of Arrival (ETA), Actual Time of Departure (ATD), cargo opening, cargo closing etc. Deze factoren zijn continu aan verandering onderhevig. Voordat een planner daadwerkelijk het transport van een container kan organiseren moet hij of zij in ieder geval weten of een container beschikbaar is en of alle bijbehorende documentatie in orde is (bij de meeste klanten is de afdeling customer service verantwoordelijk voor het verrijken van de data zodat de afdeling planning met complete orderinformatie kan gaan plannen).

Een manier om meer overzicht te creëren, is het automatisch binnenhalen van actuele zeeschipdata direct in het Modality-systeem. Aankomst- en vertrektijden (ETA & ETD) en cargo-opening en closingtijden zijn direct zichtbaar in het systeem. Hier hoeven geen separate terminalwebsites meer voor bezocht te worden. Dit automatisch binnenhalen van zeeschipdata is mogelijk door directe EDI- koppelingen met terminalsystemen. Zijn directe koppelingen niet mogelijk? Dan kan de data geautomatiseerd worden binnengehaald door middel van de ‘Vessel Optimizer’ van Modality en NexusZ.

De diverse koppelingen met ‘Melding Container Achterland (MCA)’ van Portbase zorgen voor een snellere data-uitwisseling waarbij scheeps-, trein- en truckbezoeken bij de zeehaventerminals direct via de API voorgemeld kunnen worden en actuele statusinformatie vroegtijdig in het Modality-systeem wordt weergegeven.  Dit zorgt ervoor dat planners vooruit kunnen werken en sneller kunnen anticiperen op probleemscenario’s. Inmiddels beschikken al onze klanten over een koppeling en/of koppelingen met MCA Road, MCA Barge en MCA Rail.

Gebruik MCA-Road binnen Modality-systeem UCT

Wanneer de voorbereidende activiteiten zijn uitgevoerd, kan de planner zich met het daadwerkelijke plannen bezighouden. Voor barge operators loopt er momenteel een pilot met de ‘Planning Optimizer’ van Modality en NexusZ. Hierbij krijgt de ‘Planning Optimizer’ vanuit het Modality-systeem de te plannen containers en de beschikbare barges als bruikbare input voor het planningsalgoritme. Als output geeft de ‘Planning Optimizer’ voor iedere container een planningsadvies terug. In deze pilot wordt nu nog semiautomatisch gepland, dat houdt in dat de Planning Optimizer een advies aanbiedt en de planner deze kan accepteren of niet. In de laatste pilotfase zal de planning volledig geautomatiseerd verlopen en komen hier nauwelijks nog handmatige handelingen aan te pas.

Nog een manier om de planning te optimaliseren is het verrijken van het Modality-systeem met meer data zodat het systeem intelligenter gemaakt kan worden. Bij truckplanning kun je bijvoorbeeld denken aan het toevoegen van bevoegdheden van chauffeurs. Wordt een container met gevaarlijke goederen gepland om opgehaald te worden door een chauffeur zonder ADR-diploma, dan volgt automatisch een waarschuwing door het Modality-systeem.

3.Optimaliseren transport en terminaloperatie
Het optimaliseren van containertransport kun je doen door, tijdens de uitvoering, zoveel mogelijk real-time data te vergaren met betrekking tot de voortgang van het transport. Onze barge- en onze truck-app zorgen ervoor dat actuele data verzameld wordt en verwerkt deze verschillende statusmomenten realtime in het Modality-systeem. Een planner kan op deze manier tijdig zien dat een planning niet gehaald gaat worden en kan hier vervolgens op anticiperen. Koppelingen met e-CMR applicaties en de truck-en barge-app zorgen er bovendien voor dat vrachtpapieren digitaal beschikbaar zijn voor de chauffeur of schipper en getekende documenten direct beschikbaar zijn voor de afdelingen customer service en facturatie.

Ook op de terminal kan statusinformatie verwerkt worden in het Modality-systeem. In combinatie met OCR-software (Optical Character Recogniton) worden arriverende- en vertrekkende trucks geregistreerd en worden de ‘Gate-in’ en ‘Gate-out’ statussen automatisch binnen het systeem aangepast. Camera’s filmen de boven- en zijkant van de container, het chassis en de truck. De OCR-software scant de camerabeelden onder andere op kenteken, chassisnummer en containernummers. Deze gegevens worden naar het Modality-systeem verzonden. Het Modality-systeem controleert bij inkomende trucks of de truck/container combinatie verwacht wordt en opent bij een correcte combinatie de slagboom of speedgate. Ook bij vertrekkende trucks controleert het Modality-systeem de gegevens met de data die in de ‘Gate control-module’ staan. Zo geeft het systeem automatisch een accurate weergave van de trucks die zich op dat moment op de terminal bevinden.

Optimaliseren transport en terminaloperatie

Naast gebruik van OCR-software worden er ook steeds meer zelfbedieningsbalies geplaatst om het inkomende truckverkeer zo optimaal mogelijk te begeleiden en af te handelen. De software op de zelfbedieningsbalies is gekoppeld aan onze ‘Gate Control’-module. De chauffeur meldt zich bij de zelfbedieningsbalie en geeft aan of hij of zij een container komt halen en/of brengen. Het Modality-systeem checkt of het bezoek geboekt is en verrijkt de gegevens op het scherm op basis van de gevonden boeking. Een chauffeur kan op deze manier het aanmeldproces zelfstandig uitvoeren, een baliemedewerker hoeft alleen te assisteren wanneer gegevens ontbreken of incorrect zijn. Met name het automatisch verrijken van de gegevens zorgt voor een flinke besparing op manuren, minimaliseert handmatige invoerwerkzaamheden en zorgt voor een betere doorloopsnelheid van inkomend truckverkeer op de terminal.

Dankzij onze kraan- en reachstackerapplicatie kan de communicatie die via de portofoon verloopt tot een minimum beperkt worden. De applicatie biedt een actueel overzicht van de trucks die zich op dat moment op de terminal bevinden, geeft laad- en loslijsten van barges en treinen weer en biedt een zoekfunctie op containerniveau. Een kraanmachinist of reachstackerchauffeur kan dankzij de applicatie eenvoudig prioriteiten bepalen. Bovendien zorgt het grafisch terminaloverzicht binnen de applicatie ervoor dat containers eenvoudig gelokaliseerd kunnen worden.

Onze terminal trekker app zorgt ervoor dat chauffeurs die continu pendelen tussen de terminal en het nabijgelegen laad/losadres eenvoudig zelf hun ritten kunnen selecteren. De app is gekoppeld aan onze ‘gate Control-module’, chauffeurs kunnen hierbij zelf een container ‘gate IN’ of ‘gate OUT’ geven. Bij het betreden van de terminal hoeven terminal trekker chauffeurs niet meer uit te stappen en besparen hiermee een hoop tijd. Doordat een chauffeur zelfstandig zijn of haar rit kan selecteren kan de meest gunstige stackpositie worden gekozen. Het aantal handlings wat nodig is om de container op te zetten kan hiermee ook worden teruggebracht.

Om balie- en customer servicemedewerkers te ondersteunen in het doorgeven van informatie, hebben we de module ‘Reference Check’ ontwikkeld. Planners van wegvervoerders kunnen hiermee eenvoudig controleren of een container afgehaald of ingeleverd kan worden. Zo weten ze of een importcontainer beschikbaar is om op te halen, of kunnen ze bijvoorbeeld controleren of de inleverreferentie voor een exportcontainer beschikbaar is. Dankzij dit portaal worden medewerkers nauwelijks nog belast met het beantwoorden van dit type vragen door wegvervoerders/ truck operators.

4.Optimaliseren inkoopcontrole en facturatie
Bij het uitbesteden van transport, zeker als het om multimodaal vervoer gaat, kan het voor de afdeling inkoop een fiks karwei zijn om de kosten inzichtelijk te krijgen. Binnen het Modality-systeem worden de kosten in kaart gebracht van elk onderdeel van het vervoer. Wanneer de tarieven van de verschillende vervoerders worden toegevoegd in het systeem, koppelt het Modality-systeem de tarieven met de verschillende transportregels. De inkoopcontrole kan op deze manier grotendeels automatisch uitgevoerd worden.

Op dezelfde manier, kunnen ook verkoopfacturen (bijna) volledig geautomatiseerd gemaakt en verzonden worden. Verkooptarieven worden ‘gematched’ met operationele transportgegevens waarbij automatisch opbrengstenregels (revenue lines) genereerd worden, het zogenoemde ‘chargen’. Deze opbrengstregels kunnen eenvoudig omgezet worden in facturen. Om het facturatieproces volledig te automatiseren, kunt u er, per klant, voor kiezen om ook de volgende handelingen automatisch te laten verlopen:

• Het automatisch aanmaken van facturen op basis van de voorkeuren van de klant (per boeking, per reis, per maand etc.)
• Het automatisch omzetten van ‘pro-forma’ facturen in definitieve facturen
• Het automatisch verzenden van facturen op het door u gekozen tijdstip

Samenvatting; mogelijkheden ketenoptimalisatie binnen het Modality-systeem
Hieronder volgt per afdeling een overzicht van de optimalisatiemogelijkheden binnen het Modality-systeem:

1. Customer service
   • Automatiseren order entry
   • Overzicht creëren in prioriteiten en ontbrekende data met Customer Service Monitor
   • Klant inzicht bieden in voortgang transport met de Modality Client Portal
   • Het (geautomatiseerd) registreren van Value Added Logistics (VAL)
     • Modality Maintenance & Repair module
     • Koppeling EWS voor het verrichten van gasmetingen
     • Monitoring reefer containers
   • Het veilig doorgeven van het vrijgaverecht
2. Transport planning
   • Automatisch binnenhalen zeeschipdata
   • Koppeling MCA zorgt voor versneld voormelden en actuele statusinformatie
   • (Semi)automatisch barges plannen met de Planning Optimizer
   • Verrijken van data om Modality-systeem intelligenter te maken
3. Transport uitvoer en terminaloperatie
   • Gebruik van barge- en truck-app zorgt voor real-time inzicht in de voortgang van het transport
   • Koppelingen met e-CMR applicaties en onze truck- en/of barge-app zorgen dat vrachtpapieren digitaal beschikbaar zijn (direct na ondertekening)
   • Koppeling met OCR-software zorgt voor actuele ‘Gate in’ en ‘Gate out’ administratie
   • Gebruik zelfbedieningsbalie voor het efficiënt afhandelen van inkomend truckverkeer
   • Kraan- en reachstackerapplicatie ondersteunen de kraanmachinist en de reachstacker chauffeur bij het los- en laadproces van de schepen/treinen en het lokaliseren van containers
   • Terminal trekker app zorgt voor een snelle toegang en afhandeling van terminal trekkers die continu pendelen tussen terminal en laad/losadres
   • Wegvervoerders inzicht bieden in beschikbaarheid container/ inleverreferentie met module Reference Check
4. Inkoopcontrole en facturatie
   • Het automatisch matchen van inkooptarieven met de transportregels in het systeem
   • Het automatisch matchen van verkooptarieven met de transportregels in het systeem
   • Het automatisch genereren van verkoopfacturen op basis van voorkeuren van de klant
   • Het automatisch omzetten van ‘pro-forma’ facturen naar definitieve facturen
   • Het automatisch versturen van facturen

Dit artikel wordt regelmatig geactualiseerd en aangevuld zodat u altijd een actueel overzicht heeft van de optimalisatiemogelijkheden binnen uw logistieke proces. Wilt u meer weten over één van de hierboven beschreven opties? Of wilt u persoonlijk advies op maat? Neem dan direct contact op met onze marketing- en salesafdeling via onderstaand contactformulier.

Het bericht Procesoptimalisatie binnen inland containerlogistiek verscheen eerst op Modality.

Snel en in een vroeg stadium statusinformatie verkrijgen
Om de overgang naar MCA Road zo soepel mogelijk te laten verlopen heeft Portbase een tijd lang gebruik gemaakt van een converter die de COPINO EDI-berichten omzet naar de MCA Road API-berichten. Per 31 december stopt de ondersteuning voor de EDI-converter. Truck Operators die MCA Road willen blijven gebruiken binnen hun Modality-systeem moeten voor het einde van het jaar, indien gewenst, de MCA Road API-interface laten integreren. UCT maakt sinds enkele weken gebruik van de API-koppeling en merkt nu al de positieve effecten hiervan. Een team van drie planners verzorgt dagelijks de aansturing van zo’n 40 tot 50 trucks. Voorheen werd een groot deel van de tijd besteed aan het verrichten van administratieve handelingen, waardoor de planners soms nauwelijks toekwamen aan het plannen zelf. Omdat je pas bij het verrichten van de definitieve vooraanmelding kon zien of een container vrijgesteld was of niet, moesten planningen continu last-minute aangepast worden en was het lastig om tijdig klanten te informeren.

Laura: “Met de statusinformatie die we terugkrijgen via de API-koppeling, zien we gelijk of een container gepland kan worden of dat er zaken nog niet in orde zijn. We zetten een opdracht met referentie- en containernummers in het systeem en krijgen binnen vijftien seconden reactie terug. Voorheen hadden we met tabbladen de websites van tien verschillende terminals open staan. Die informatie krijgen we nu vanuit het Modality-systeem. We hebben daardoor veel meer overzicht en kunnen al in een vroeg stadium contact opnemen met de klant wanneer er iets mis is. ”

Regeren is vooruitzien; beter kunnen plannen dankzij automatisering statusaanvraag
Het opvragen van statusinformatie gebeurt nu via de knop ‘Status Request’ in het Modality-systeem.  In het oude EDI-scenario was het niet mogelijk deze informatie op te vragen. De MCA Road API-koppeling zorgt ervoor dat bij het invoeren van een dossier automatisch een verzoek tot ‘Status Request’ wordt verzonden, nog voordat de rit(ten) op een truck gepland zijn. De reactiesnelheid is bovendien vele malen hoger dan bij het voormalige EDI-scenario; enkele seconden in tegenstelling tot enkele minuten. De daadwerkelijke voormelding hoeft nu pas verricht te worden wanneer een rit ook echt ingepland staat. Dit kan ook op een eenvoudige manier direct vanuit het systeem.

Gebruik MCA-Road binnen Modality-systeem UCT

Laura: “Voor onze planners is het echt een aanvulling dat je vanuit het Modality-systeem duidelijk kunt zien of er iets mis is met een boeking. In dat geval maken we een screenshot vanuit het systeem en kunnen we deze direct doorsturen naar de klant. Onze planners kunnen daardoor weer vooruit gaan werken en zijn veel minder tijd kwijt met het verrichten van administratieve handelingen.”

Aankomsttijden zelfstandig aanpassen met behulp van Truck-APP
UCT wil in de nabije toekomst beter gebruik gaan maken van de Truck-APP. De chauffeur kan in de Truck-APP niet alleen alle laad- en losinstructies terugvinden, ook kan hij via de APP (buiten kantooruren) zelfstandig zijn aankomsttijd wijzigen wanneer het oorspronkelijke tijdslot niet gehaald wordt.  De Truck-APP biedt de chauffeur meer inzicht en zelfstandigheid, waardoor in de weekenden en avonduren geen kantoorpersoneel ingeschakeld hoeft te worden om aankomsttijden te wijzigen.

Maakt u nog gebruik van de oude EDI-koppeling? En heeft u nog geen offerte ontvangen voor omzetting naar de nieuwe MCA-Road API-interface? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via +31 (0) 180 531 035 of sales@modality.nl!

Het bericht API-koppeling MCA Road zorgt voor effectievere planning UCT verscheen eerst op Modality.